管理体系文件管控方案.doc

****** Ltd 管理文件管控制度 　一级管理文件 　二级管理文件 编制： 内控部 编制部门负责人审核： 内控部审核： N/A 批准： 批准执行日期： 本管理文件修订历史信息： 当前版本: ****A 最新更新日期: ****-12-2 最新更新作者: *** 原始编撰人 *** 批准人 CEO 历史版本 更新日期 修订者 批准人 主要修订摘要 2009A 2009-12-2 *** CEO 初次拟定 1 目的 4 2 适用范围 4 3 定义解释 4 3.1 一级管理文件 4 3.2 二级管理文件 4 3.3 制度 (Policy) 4 3.4 流程 (Procedure/Process) 4 3.5 作业说明书 (Statement of Work, SOW) 4 3.6 文件编码 4 3.7 记录表式 5 3.8 归口部门 5 4 职责规范 5 4.1 本制度编撰职责： 5 4.2 管理文件归口部门职责： 5 4.3 内控部的审阅职责： 5 5 管理程序 5 5.1 机构代码 5 5.2 管理文件类别代码 5 5.3 归口部门职能代码 6 5.4 管理文件的编号 6 5.5 文件的版次和变更记录 7 5.6 管理文件的编撰、审核、批准 7 5.7 管理文件的发放 8 5.8 管理文件的修改 9 5.9 管理文件的执行 10 5.10 管理文件的终止 10 5.11 管理文件执行效果的监督及奖惩 10 5.12 管理文件标准模版 10 5.13 管理文件流程图标准模版 10 6 参考文件 10 7 记录表式 10 8 记录保存 11 9 文件的有效性 11 10 附录 11 10.1 流程图 11 10.2 附件 11 目的 对**集团（** Ltd）及其子属机构管理体系所涉及的各职能范畴内的管理制度、管理流程、作业说明书和其他形式的管理文件的编撰、修订、发布、归档及宣贯等管理行为实施标准化控制，确保公司管理体系内各项管理文件的客观性、规范性、统一性、持续性以及执行的有效性。 适用范围 本管理制度适用于** Ltd及其集团直属职能部门和各级有控制权的子公司（以下简称“子属机构”）。 定义解释 一级管理文件 ** Ltd 总部各管理职能部门编制并获批准执行的、对** Ltd在集团范围内的运营及管理起宏观管理控制作用的文件，定义为一级管理文件。由子属机构编制但影响范围超过子属机构职责范围的管理文件也视为一级管理文件（例如适用于某两个子公司，或跨部门的制度和流程），由一级管理文件批准人签署方为有效。 二级管理文件 ** Ltd 子属机构根据** Ltd集团批准执行的一级管理文件并结合子属机构管理需要编制并获批准执行的、不超越子属机构职责范围的，定义为二级管理文件。参见3.1，超越子属机构职责范围的属于一级管理文件。 制度 (Policy) 制度是企业生产经营管理 活动中共同遵守的规范经营管理行为的，且具有长期普遍约束力的规定和准则的总称。通常制度提出标准、明确授权范围、规定“对与错、是与非”等问题。同时制度可以明确管理行为目标，并规定奖惩措施。制度在管理文件体系中的地位最高。 流程 (Procedure/Process) 流程是一组将业务行为的输入要素转化为有效输出的相互关联、相互作用的活动系列，强调的是业务行为前后发生的顺序，目的是提供效率的保障以及避免损失。流程通常按价值链按设计，以期实现最经济的工作流设计。流程强调的是资金、物资和信息的“流转”，流程一般是闭环，其终点是目标的输出。流程一般隶属于其对应的制度，也可以被包含在其对应的制度文本之中，当制度包含了对工作流的描述和说明，制度和流程就合二为一了。大的流程也可能由若干的制度组成。流程除了说明性文字外，典型的特征是还有流程图。流程的作用是让共同配合的各职能部门遵循既定的规范进行协作，以提高运营效率、降低执行成本。 作业说明书 (Statement of Work, SOW) 作业说明书是制度和流程的“细则”。目的是给控制流程执行人提供更为详细的说明和标准。作业说明书的作用是让从事相同作业的操作人员来遵循相同的操作规范，从而实现规范化管理，避免人为偏差带来的损失。作业说明书是底层的管理文件，在不违反上级制度或流程的情况下，一般由执行部门自行编制并遵照执行。 文件编码 文件编码是为保持管理文件的系统性、规范性、易辨识性和可追溯性，以及为便于文件检索归档备查而设定的文件代码。其由机构代码、文件类别代码、归口部门职能代码、文件顺序号等部分构成。其标准形式为“机构代码-文件类别代码-归口职能部门代码.序列号”。 记录表式 记录表式是管理文件执行中需要应用的用于记