质量技术部内部工作管理方案(修改d版).docxVIP

东方电气（酒泉）新能源有限公司编号： GGL001-2012编制：校对：审核：会签：批准：质量技术部2012年08月28日质量技术部内部工作管理制度1 目的1.1为加强质量技术部质量信息传递及各职能组内部沟通，实现信息共享，及时准确通报、协调及处理生产过程中出现的各类质量问题；1.2 为规范内部质量管理工作，梳理接口，优化工作流程，特制订本制度。2 适用范围适用于质量技术部职能组工作开展，包括内部会议、外出人员管理要求等。3 质量技术部内部工作管理要求3.1会议管理要求3.1.1质量技术部内部例会3.1.1.1会议准备，质量技术部例会每月召开一次，质量技术部质管组专人负责会议组织，组织者在开会之前应做好相关的准备工作，每月第三周各站组长提前进行会议前的准备。3.1.1.2会议的实施，会议由质量技术部部长主持，参会人员包括公司领导、质量技术部各站组长、全体员工，会议时间为次月第四周的周一，会议地点为公司2号会议室或临时安排会议室，会议内容包括对前期例会会议纪要执行情况进行检查落实，各站组一月质量信息通报，各站组需配合及解决的问题的提出，各站组提出的问题，拟定后续行动项，并确定实施责任人，公司质量工作指导思想传递等。3.1.1.3会议纪要及跟踪落实，质量技术部质管组的会议组织人员负责会议记录并编发会议纪要，各站组长根据会议纪要内容制定下月工作计划，并每周召开小组例会并形成会议纪要，每周各小组会议对前一周例会纪要执行情况进行检查。3.1.2会议其他要求3.1.2.1 会议组织人员要提前布置好会场，准备好相关会议资料，必要时要分发会议资料，提前准备并试用有关办公设备。3.1.2.2与会人员要按时参会，不得无故缺席，不得提前离场。3.1.2.3 会议过程中与会人员要遵守会场纪律，认真聆听发言者的讲话，进入会场手机调为震动或静音，会议期间在会场内不得接打电话，确因特殊情况必须接打电话的，请到会场外进行。3.1.2.4 会议后形成的纪要，出纪要者按照会议纪要时间节点跟踪落实会议纪要执行情况。3.1.3 会议纪要编号的规范3.1.3.1质量技术部的质量例会编号为：GJZ-JY编号-年份3.1.3.2质量技术部内部小组会议例会纪要编号为：JY(小组第一个字)-编号-年份3.2收发邮件管理及工作联系单、会议纪要通知等文件管理办法3.2.1 发送邮件要求3.2.1.1 电子邮件收件人员分为两类，即主送人员和抄送人员，主送人员是指邮件待办事项涉及的主要负责人，抄送人员是指接收人只需了解或知道邮件待办事项内容；3.2.1.2 对于有附件的邮件时，发件人在发送邮件时在邮件正文要注明邮件待办事项涉及的主要负责人并简要说明负责人需要完成的工作项、时间节点、注意事项等；3.2.1.3对于会议邮件要在正文注明会议地点、时间、参加人员、会议议程等，邮件发送相关人员后必要时要电话告知与会人员；3.2.1.4 发送电子邮件要尽量使用工作语言，语气要委婉，对于向质量技术部以外部门或公司领导发送的电子邮件要先经过部门领导审阅后方可发送。3.2.2 接收电子邮件要求质量技术部人员要及时查看个人邮箱，对于收到的邮件要及时查看并处理回复，及时处理涉及个人事项的邮件，对于一些重要邮件需要直属领导了解或处理的，要及时转发直属领导并告知，保证信息及时畅通有效。3.2.3 其他管理要求质量技术部人员发送电子邮件时尽量避免群发邮件，对于发送多人的邮件禁止只发送附件，邮件正文没有任何文字描述等现象。3.2.4工作联系单、会议纪要通知等文件管理办法3.2.4.1质量技术部外发工作联系单、会议纪要、通知、管理制度由质管组统一编号管理；3.2.4.2对于向质量技术部以外部门或公司领导发送的会议纪要、通知及相关质量文件、工作联系单要先经过部门领导审阅后方可发送。3. 2.4.3外发会议纪要、通知及相关质量文件编制者负责将原件交质管组，外发工作联系单编制者负责将原件交技术组，由各职能组统一留存备查；3. 2.4.4质管组负责对外发通知、会议纪要及相关质量文件中行动项完成情况进行跟踪；技术组负责对外发工作联系单文件中行动项完成情况进行跟踪；（注：外发指风电事业部及各子公司、供应商、服务部各片区）3. 2.4.5各职能组负责对本职能组签收的工作联系单进行登记并存档。3.3出差人员管理要求3.3.1部门负责人根据具体的业务及工作需要，指派其部门人员赴外地远途出差处理。原则上应提前2-5日通知相关人员，以便于工作和生活的安排。3.3.2员工的出差时限由任务委派部门的负责人视情况需要事先予以核定。如出差期间因工作需要而延长出差时限的，应及时请示部门负责人并予以同意后方可延长，必要时须报请公司主管领导批准。3.3.3因公务紧急或员工不在部门所在地而未能履行出差申报程序的，经主管领导批准后，可先执行出差公务，