煤炭公司物资供应管理办法.docVIP

－ PAGE \* MERGEFORMAT 10－ － PAGE \* MERGEFORMAT 1－ 物资供应管理办法 为健全和完善集团公司物资供应管理机制，强化物资供应管理职能，促进公司快速健康发展，实现全公司物资供应统一计划、统一采购、统一调拨、统一考核、统一管理，公司的生产、基本建设（包括改扩建工程）所需的物资、都集中由公司资产管理部统一管理。 一、物资购进业务 在物资采购中应坚持采购与生产、销售业务的要求一致；必须以获得品质优良的物资为前提。 （一）由物资的使用部门提前填制“物资需求单”通知备货。 （二）由保管部门根据原有存货量和存货需求单计算出请购量，正式提交“请购单”，提请管理层审批。 （三）“请购单”首先通过采购部门审核确认后才可生效。 （四）由采购部门签署同意采购并将估算的资金需要量、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门（财务部）根据企业经营总体规划、预算范围和企业现存资金状况进行综合审查并签署意见。 （五）财务部签署同意的“请购单”，再交回采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案，同时开始办理招标订货手续。 二、订货制度 （一）采购部门凭批准执行的请购单，向多家供应商发出询价单。 （二）获得报价单后，比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判。 （三）根据谈判结果，编制“订货单”，传送给生产、销售及财务部门，并签署意见。 （四）根据签署意见的“订货单”，提请主管领导进行审批。 （五）“订货单”审批同意后，采购部门依“订货单”基本内容与供货商签订供货合同，并将审批后的订货单传送给生产、销售、保管、财务等部门，以合理安排生产、销售、收货及货款结算。 （六）订货合同应一式多份，其中传财务部一份留存。 三、采购价格管理程序 （一）所有物资采购价格都必须报财务部进行价格审查，并经主管领导审核批准。 （二）采购部门负责向财务部门提供采购物资明细、相关厂家、行业，市场信息部门协助采购价格的查询、提供相关信息服务，各部门负责对本部门采购范围内的各类物资市场价格进行调查。 （三）采购部门依据年度计划的安排每年年底或次年年初编制本部门采购物资分类明细目录和计划采购价格，经领导核准后报财务部审查核实并反馈到采购部门。 （四）各物资采购部门应于当月二十五日前，编制完成下一月度的物资采购计划及当月比价采购完成情况分析，并填报“采购物资价格申报单”，内容包括：物资名称、规格、型号、数量、单价、技术要求、供货单位及货比三家情况，报财务部。原则上除仅有一家供货单位或公司生产经营有特殊要求外，采购部门应选择5家以上供货单位，并从质量、价格、信誉等方面做出对比。 （五）采购部门对外调价原则须要求对方有关部门出示产品说明书、价格目录等传真资料。 （六）各采购人员应根据经济、合理的原则，合理选择物资运输路线和运输方式，努力实现直达运输和就近采购。开展联运、代运，减少运费的支出。 （七）公司大宗物资采购，基建或技改项目主要物资采购以及其他金额较大的物资采购等，具备招标采购条件的，应实行招标采购。 （八）财务部对照“采购物资价格动态管理信息”对“采购物资价格申报单”进行审查，如有高于控制价格的采购事项返回部门修订，对初审价格负责。 （九）采购人员当月采购前应向财务部取回经审核的价格申报单，财务部原则上应在接到采购报批通知一个工作月内，完成价格审查。 （十）计划内各采购项目的采购控制程序为：填写“采购物资价格申报单”、财务部审核、部门主管审批、审计法律事务处合同审查、签字正式采购合同、实施采购；计划外临时采购项目的采购控制程序：填写“采购物资价格申报单”、财务部门审核、部门主管审批、实施采购、登记临时采购项目明细台账。生产、销售用急件或需实地采购的需经二级经理审批方可实施采购，并于办理结算前期财务部备案。 （十一）对于年采购总金额在10万元以内的，物资采购价格一般可在年初进行审定，但此类价格应在网上公开，并接受监督。 （十二）采购人员应建立采购价格台账和货比三家制度，记录台账保管期（建议为五年），接受主管领导和财务部检查，对可以轮岗的采购人员实行岗位轮换制度，实行双监督。 （十三）采购物资验收入库后，各物资采购员凭入库单，经审计的合同文本、价格申报单等到财务部门办理付款手续，财务部门有权拒付超限价采购而又无书面报告的款项。 （十四）对不遵守价格管理规定的；不执行或不经批准，擅自制定、调整物资采购价格的；采购不经价格审定对外付款的；主要物资和数额较大的物资采购不签订合同的；泄露公司采购控制价格以及其他违反价格管理行为的直接责任人员和主管负责人，不认真履行监管职责的相关人员按照公司有关规定予以处罚。 四、货物验收控制 （一）企业所订购货物到达时必须由与采购部