操作标准手册_采购部.doc

福建馥华食品有限公司 用友ERP系统 采购部岗位操 作 手 册  手册名称： 采购部操作手册 适用部门： 采购部 编写人员： 版本号 1.0 编写日期 2007年10月18日 对口支持 业务 采购订单 业务问题、操作问题 到货单 业务问题、操作问题 采购发票 业务问题、操作问题 采购结算 业务问题 技术 财 务 部 软件问题、错误提示 计 算 机 网络、硬件、系统故障 目 录 一、部门职责： 3 二、部门岗位划分： 3 三、系统业务处理流程： 4 四、部门日常业务系统处理： 4 1、日常业务类型的界定： 4 2、采购业务日常处理： 4 1）供应商档案维护 4 2）采购计划生成 5 3）采购订单下达： 6 4）采购到货单 9 5）采购发票： 10 6）采购入库单： 12 7）采购结算： 13 一、部门职责： 采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有： 开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改，加强供应商资源管理。 及时根据采购计划录入采购订单，为生产部安排采购和生产做依据。 根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单，并通知质检部门验货。 收到采购发票后，在系统中录入采购发票，并通知财务部进行采购结算。 作好各种采购统计，为决策层提供分析数据。 二、部门岗位划分： 采购计划员：系统内供应商分类、供应商档案、采购计划的制定 采购部经理：对于采购管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。 采购业务员：进行订单录入、采购到货单录入、采购发票录入。 仓管人员：采购入库单录入、材料出库单录入，调拨业务处理 三、系统业务处理流程： 采购计划员根据生产任务，结合BOM、库存情况，分解生成采购计划； 采购部部长对采购计划进行调整\审核，安排采购业务员参照采购计划生成采购订单； 采购业务员根据到货情况，在采购系统中参照采购订单生成到货单 业务员通知检验部门质检，仓管员根据到货到办理入库手续； 采购发票到后，采购员在系统中录入采购发票，并通知财务进行采购结算 四、部门日常业务系统处理： 1、日常业务类型的界定： 供应商档案维护、采购计划、采购订单、到货单（退货单）、采购发票（运费发票）、采购入库单，采购结算、月末结帐 2、采购业务日常处理： 供应商档案维护：原则：供应商分类+四位流水号 操作路径：【】—【】—【】—【】【】【】【】MRP采购计划：根据销售订单或市场预测，通过MRP运算，确定向供应商下达采购订单进行采购的产品及其数量，即MRP运算中“外购＋MRP件”末级物料形成的需求。【】—【】—【】—【】【操作流程】 进入MRP采购计划列表界面，显示MRP采购计划列表。 双击选定的MRP采购计划，或按〖维护〗，系统弹出过滤条件窗口。 录入过滤条件，按〖过滤〗，显示符合条件的MRP采购计划。 MRP采购计划可以修改、配额、审核。 已审核的MRP采购计划可以弃审、调整。 【】采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。参见采购订货通过采购订单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。根据《采购管理》的请购单、《》的采购计划填制，也可以在《采购管理》直接录入采购订单 采购订单发送给供应商，企业根据供应商的反馈可对采购订单进行修改、审核。 企业也可以在内部审核后发送给供应商，如需修改则弃审采购订单后再修改。 货物到达企业后，填制采购到货单，或直接根据采购订单生成到货单。 经过仓库的质检和验收，填写采购入库单。 对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。已关闭订单打开后，仍可使用。 通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。 可以查询临期或逾期的采购订单。 〖〗〖〗〖〗〖〗采购到货单 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。【菜单路径】业务－到货－到货单【】【】采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。 企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。 采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。 采购发票按发票类型分为： 增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。 普通发票：普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据