合同档案管理规章制度(参考).doc

目的 为规范集团合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 2.0 范围 适用控制。.0 职责 3.1 凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的合同等文件材料，必须按规定定期向集团综合部提交原件，从而保证集团综合部作为集团档案管理对口部门合同档案资料的完整性、延续性、真实性。 3.2 集团总部综合部负责集团合同档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 4.0 具体内容 4.1 归档范围 4.1.1 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（合同、公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）； 4.1.2 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的资料； 4.1.3 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）； 4.1.4 政府、项目批文、合同； 4.1.5 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）； 4.1.6 业务进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）； 4.1.7 各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划； 4.1.8 集团总部及各分子公司签定的各类合同； 4.1.9 公司有效证照、证件、印章； 4.1.10 具有法律效力及保存价值的文件； 4.1.11 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 4.1.12 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 4.1.13 集团、各分子公司获得的社会荣誉资料； 4.1.14 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 4.2 立卷归档要求 4.2.1 集团综合部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团综合部提交备份。 4.2.2 集团各部门应及时向综合部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 4.2.3 各分子公司向集团综合部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部综合部专人签收后各留存一份清单备查。 4.2.4 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： a) 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 b) 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文件应全在一起立卷。 c) 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； d) 卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 e) 按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 f) 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 4.3 档案保管期限 4.3.1 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 4.3.2 确定集团档案保管期限的原则 a) 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 b) 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 c) 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 4.4 档案保密级别 4.4.1 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，综合部经理核定密级。 4.4.2 有密级档案只