大型集团公司档案管理规章制度.doc

档案管理制度 第一章 总则 第一条 为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。 第二条 档案的范围 1、公司内部经营形成的各种资料。 2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。 3、下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。 第二章 档案的管理部门 第三条 档案的管理部门 档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。 第四条 档案管理部门的职责 1、行政部档案管理的职责 （1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。 （2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。 （3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。 （4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。 （5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。 （6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。 2、财务中心档案管理的职责 （1）负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。 （2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。 第三章 档案的分类管理 第五条 档案的分类原则 公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。 第六条 档案的分类 档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。 1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理流程》中具体规定。主要有： （1）、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。 （2）、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。 （3）、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。 （4）、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。 （5）、经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。 （6）、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。 （7）、案件资料。 （8）、行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。 （9）、人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。 （10）、财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。 （11）、战略投资部资料 （12）、工会文件 （13）、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。 （14）、签字印模。包括签字样本、印章印模等。 （15）、特殊业务资料。 2、按保存形式分类 （1）纸质形式 （2）电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。 3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印专用磁盘绝密文件只能印1份，机密文件按审阅人数打印文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。…用途”。 第二十三条 一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政部负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。 第二十四条 绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系方式，向、确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。 第二十五条 绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务负责人、签批。 第二十六条 行政部应根据公司对档案软件系统档案目录的查阅、复制、下载权限的书面授权权限进行管控。 第十章 档案的销毁管理 第二十七条 档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁申请单，编制销毁清册，经部门主管、档案管理部门主管、、鉴定审核方能销毁。销毁时，应有、在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章。 档案