采购结算管理规章制度.docVIP

采购结算管理制度 一 总则 为规范采购付款结算的支付流程，配合集团采购部集中采购制度的执行，加强各个支付环节的管理，保证公司资产的安全完整，特定本制度。 二 适用范围 1．公司须集团采购部集中采购的原材料的付款结算。 2．公司经集团采购部授权批准自行采购的少量辅助原材料的付款结算。 三 结算依据及其要求 结算依据是物流部门申请付款和财务部门审核付款业务的原始凭证，主要包括以下各项（简称“七单一票”）： 付款申请单：是办理申请付款业务的基本依据，由物流部门办理结 算申请付款时填制。 付款申请单所载内容必须有：收款单位名称（全称）；收款单位开户行名称（全称）及地址、账号；材料名称、规格及型号、数量、单价、金额、入库时间；申请付款日期；付款方式；大小写金额；经办人及相关负责人的签字等； 采购订单：是采购材料是否经过审批的依据； 采购合同(单)：是采购结算的重要依据，须将复印件提交财务部门备案，便于财务审核时查阅； 材料验收单：是开具材料入库单的重要凭据，也是财务部门审核所购材料是否合格入库的证明；须有指定授权验收人签字； 货运单据:是厂家送货时随车送交我公司作为收货的依据，是采购结算中的重要依据之一；须盖有供货商公章或发货专用章等； 过磅单：是指购回非定额包装类材料（如乙酯、丁酯等材料），须由物流专员和责任保管员监督过磅、联合签字的本公司自制过磅单； 材料入库单：入库单上所载信息应与相对应的货运单据、发票信息一致；必须有物流专员和责任保管员的签字； 发票：是记载和证明交易行为最根本的凭证，必须按照采购合同和 采购订单分批次，按材料类别和规格开具； a.我公司材料采购必须取得税率为17%的增值税专用发票； b.公司经集团采购部授权批准自行采购的少量辅助原材料无法取得税率为17%的增值税专用发票的，经集团采购部批准后可取得其他税率的增值税专用发票、增值税普通发票、一般工商业发票等税务机关监制的正规发票。 四 结算单据的收集 1．公司须集团采购部集中采购的原材料的付款结算必须取得“六单一票”，过磅单的取得由所购材料确定； 2．公司经集团采购部授权批准自行采购的少量辅助原材料的付款结算可只取得材料入库单和发票； 五 付款审批流程 1．票据的审核：财务部门授权指定会计员进行票据审核； （1）“七单一票”必须由指定授权人员办理签字后即时交财务部门审核，公司应将指定授权人员名单及其签字样本交财务部门备案； （2）“七单一票”所载内容一致，材料名称、规格、分类、计量单位、数量、金额等信息必须口径统一； （3）“七单”中是一式多联单据的，必须用复写纸复写，不得用笔直接写在非第一联上，如不是最后一联，必须双面复写； （4）增值税发票的审核 a.集团采购部应将供应商开票与付款详细信息签署后交公司财务部门备案。 供应商开票与付款详细信息包括：①单位名称（全称）及住所；②单位开户行名称（全称）及地址、账号（指收款账户）；③税号；④发票专用章预留印鉴；⑤收款人姓名及联系方式；⑥收件人姓名及联系方式、邮编（寄承兑汇票使用）等 b.增值税发票信息必须与备案的供应商开票信息一致； c.增值税发票记载材料信息必须与“七单”一致； （5）其他发票的审核 a.手工填制发票： ①填写的交款单位必须是我公司全称；②必须写明与所收款项一致的规范的金额大小写；③材料名称和数量必须与实物一致；④必须用复写纸复写，不得用笔直接写在发票联上，如发票联不是最后一联，必须双面复写；⑤收款方必须加盖其公章或发票专用章；⑥剪贴式发票无剪贴监督劵无效； b.一般工商业定额发票：①同类别同一批次所购材料的发票必须盖有同一收款单位的公章或发票专用章；②相同面额的定额发票必须连号，如有断号，不得出现两次断号； c．所有发票均不得用其他发票替代； 2．分公司经理审批 3．集团采购部总经理审批 4．财务部经理审批 5．出纳付款；出纳依据审批手续齐全的付款申请单执行付款，付款时必须注意以下事项： a.材料付款申请单必须有集团采购部负责人的签字审批，否则不予付款（公司经集团采购部授权批准自行采购的少量辅助原材料的付款除外） b.公司经集团采购部授权批准自行采购的少量辅助原材料的付款必须有分公司经理的审批，否则不予付款； c.材料付款申请单须有经办人、审核会计、财务部经理、分公司经理、集团采购部总经理签字，签字样与财务部备案的以上人员预留签字样一致后方可执行付款； d.付款申请单必须要素俱全，所载信息清晰、完整、无歧义，无涂改痕迹，空白行须画满斜线。 五 预付款的审批与支付 1．支付预付材料款时，财务部门必须取得材料采购订单和采购合同； 2．按照采购合同约定的付款额度审核付款金额； 3．材料预付款申请单必须有集团采购部负责人的签字审批，否则不予付款； 4．材料预付款申请单须有经办人、审核会计、财务部经理、分公司