会务——会议筹备.doc

会务工作——会议筹备 一、会议及会议的构成要素： 会议要素： 基本要素——目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程 其他要素——名称、服务机构、秘书机构、经费、文件、设备工具、消耗材料 会议的主要种类： 按组织类型：内部会议、外部会议；正式会议、非正式会议 按时间的规定：定期、不定期 按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会 按功能性质分：决策性、讨论性、招待性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性 按议题性质：专业性、专题性、综合性 按规模大小：特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数而人上下）、小型（数十人或数人） 按会议采用的方式手段：可分常规会、广播会、电话会、电视会 按与会者的国籍及议题的范围：国内、国际 公司常见会议的种类与作用： 经理例会与特别会议（外部环境、内部运转机制面临重要问题拿出研究和解决的问题）：每月/周一次，与会者与地点固定。 部门员工例会：生产部门例会、销售部门例会。作用：通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情。 股东大会和董事会议：次/年、股东参加、决策会议、秘书在会前3-4星期发出。 公司年会：各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划（年终、总结表彰、庆祝） 客户咨询会：邀请企业的客户代表、合作单位代表听取客户对企业经营管理方面的意见。 产品展销定货会：销售部门 业务洽谈会：领导人亲监此类会议。 新产品新闻发布会：新产品的推入市场的形式。 三、制发会议的姓名卡片和会议证件： 大中型会议要制发：姓名卡片、会议证件。 小型会议：不必制发。 姓名卡片：会议证件 内容：会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织或公司的名称 重要的大型会议在贴照片、印章 在会议的接待区向与会人员发放，主席台前放置台签或姓名卡片。 四、发放会议文件资料： 基本方法： 按照与会人员名单，每人一个文件袋（填上姓名）（提问：文件袋内的文件按什么顺序放置？） 分发重要文件一般要编号：登记。编号印在文件首页的左上角（若有保密的注明密级） 一些征求意见稿，需在会后退回的，应附上文件清退目录。 分发会议资料时要适时适量。 内容重要又需事先送达与会者的文件，派专人递送。 文件资料主要包括： 开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知、日程安排等 （分析：以上文件哪些是会议管理性文件？哪些是会议程序性文件？） 五、准备会议所需用品和设备： 必备用品：文具、椅桌、茶具、扩音设备、照明等 特殊用品：张贴画、花卉、展台、模型、签字用具等。 六、预订会议室： 基本方法： 尽早预定。 在使用前一天再次落实 大小应与人数、性质、类型相匹配 会议之间的间隔不要太紧 秘书事先查看议程，了解各种设备的情况 七、准备会议所需文件资料： 1、协助领导起草会议文件并完成文件的修改审核 （1） 会议涉及到的文书内容有几大类： A 指导文书：上级指示 开会起因等 B 主题文书；主题报告 专题报告 开幕式讲话等 C 程序文书： 日程 选择程序 D 会议简报和会议的记录文书 E 会议参考文书： F 公告传达文书：宣传文章 G 会议管理文书：开会须知、议事规则、出示证件 （2） 拟定会议主要文件的基本要求 主要文件：工作报告、领导人讲话、中心发言、总结报告、开幕词、闭幕词、行政法规、条三种情况存在： 第一种：领导亲自起草 第二种：秘书协助整理资料，领导起草 第三种：提出主旨或细目，秘书写，领导修订 秘书人员应做到以下三点：A 明确主题，把握意图。B 深入调研 。 C 听取各方意见 （3 ）会议文书的拟写要求： （4）完成会议文件的印制与分发工作： 要求：适时、适量，保密 2、会议议程表的设计 （1）会议议程表正确的设计方法： 1/ 编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 2/ 议程表中，第一项是宣布议程再安排讨论的问题，尽量将同类司徒的问题集中排列在一起。 3/ 保密性较强的议题，一般放在后面。 （2）会议议程的样式 根据会议议程表正确的设计方法， 3、会议日程的设计 将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。 案例2： 天地公司新产品销售展示会日程安排 日期 时间 内容安排 地点 参加人 负责人 备注 2003 年11月12日 8：30 报到 员工餐厅门厅 全体员工 9：00 销售主管做介绍 公司会议厅 全体员工 9：50 休息 10：00 新产品展示—技术总监主讲和演示 公司会议厅 全体员工 11：00 销售活动录像 员工