万科地产公司信息管理规范资料.doc

万科地产公司信息管理规范 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 公司信息管理规范 目的 明确公司信息上报、收集、存档和考核的程序，推进信息沟通扁平化，提高运营效率。 适用范围 适用于成都XX房地产有限公司、成都XX置业有限公司、成都XX物业管理有限公司的各类信息。 术语和定义 3.1定期信息：指某项工作的定期统计信息或者定期变化的非统计信息。该类信息的特 点是数据性、统计性、分析性强。如：销售日报、项目管理月报、部门资金计划等。 3.2即时信息：指即时描述某项工作最新进展或最终结果的信息。如：公司荣誉快报、 紧急法律事件快报、媒体负面曝光等。 即时信息分为两类： a)固定责任部门的即时信息：指定事项的即时上报，事前已明确责任部门； b)涉及所有部门的即时信息：突发事项的即时上报，任何部门都可能遇到。 职责 4.1总经理办公室：是公司的信息管理部门，负责公司信息管理流程的制定与完善，对 各部门报送的工作信息进行收集、整合、传递、跟踪、监督、考评等工作。总经理办公室计划信息组负责具体执行。 4.2公司各部门：是相关业务信息的产生、报送和处理部门，根据其职能完成对信息进 行收集、分析、反馈、跟进等工作。 4.2.1各部门负责人是本部门信息上报第一责任人，主要职责为： a) 指定本部门定期和即时信息的上报人； b) 审核本部门上报的各类信息； c) 督促本部门信息上报人及时、准确上报信息； 4.2.2各部门信息上报人：为本部门信息上报责任人，按照本规定要求及时、准确、全面的上报信息。 5．信息管理原则 5.1抄送原则：除特别注明外，所有上报集团和公司的定期或即时信息均要抄送总经理办公室计划信息组，以便全面统计、评估各部门信息管理情况。 5.2书面原则：事件发生较紧急或重大时、节假日时，为了及时知会相关人员，信息可先行通过口头形式传达，但随后仍要按本文件的规定在时限内以书面形式（包括邮件）报送。 5.3保密原则：树立高度的保密意识，采取严格的保密措施，遵守信息传递流程及传递 范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。 5.4问责原则：信息上报人、审核人（各部门负责人）应做好核实工作，对因信息迟报、 错报、漏报、瞒报而造成严重后果的，将追究相关责任人的责任。 5.5及时、准确、全面原则：及时、准确、全面是对上报信息的最基本要求，在上报信 息时要注意摒弃“报喜不报忧”的行为。 6．工作程序 6.1信息上报 6.1.1信息上报人： 各部门需指定专人负责定期、即时信息的报送，上报人名单及调整情况需报总经理办公室计划信息组备案。 6.1.2信息上报形式： 6.1.2.1定期信息：根据6.2中规定的报送要求，按指定格式，以电子邮件附件的形式报送相关部门或将信息上传至集团内网（万网景）相关栏目、位置。 6.1.2.2即时信息：直接以电子邮件形式报送（应在邮件主题中概括业务属性，例如：开盘快报、入伙快报、项目事务快报等）或将信息上传至集团内网（万网景）相关栏目、位置。 6.2 上报信息列表 6.2.1定期信息列表： 部门 名称 标准格式 时限 上报至何处 备注 总经理办公室（10-5） 法律信息月报 每月4日之前 集团风险管理部 项目管理月报 每月5日之前 集团项目管理部 业务信息月报 每月5日之前 集团办公室业务信息组 月度人力总结及计划 无固定格式 每月1日之前 集团人力资源部 员工沟通月报 无固定格式 每月15日之前 集团人力资源部 部门月度工作计划 每月25日之前 总办计划信息组 部门资金计划 按照公司要求 每月29日之前 财务部 计划执行情况反馈周报 每周一17：30 之前 经理层全体 相关部门周一10:00前发总办 计划执行情况反馈季报 每季度首月15日之前 经理层全体 所有部门 任务书 每月月底之前 经理层全体 财务部 （8-6） 地价支付简表 每月3日之前 集团资金中心 信息月报 每月5日之前 集团财务管理部 季度报表 按照集团要求 季度结束后10个工作日内 集团财务管理部 资金计划 网络填报 每月头3个工作日之前 集团资金中心 资金周报 每周一10：00之前 集团资金中心 魅力项目经营月报 每月10日之前 GIC 部门月度工作计划 格式同总办 每月25日之前 总办计划信息组 部门资金计划 格式同总办 每月29日之前 财务部 营销策划部（5-2） 销售周报 周一上午11：00之前 集