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机关、事业单位设备档案整理的方法 如东县档案局 朱亚萍 一、拟定本单位的设备档案分类方案 归档范围：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。 保管期限：根据设备使用寿命，档案保管到设备报废后五年。一般以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主）。 设备档案分类方案（样表） 设备档案分类方案（样表）续 二、归档时间 外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。（自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档）。维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。 三、归档要求 归档的设备文件材料,必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。 四、整理方法 1、组卷及卷内文件排列 按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序进行排序。 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。 ②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。 图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。 2、编目 ①编页码： 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写的位置是，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。 ②卷内目录和编制 将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。 ③分类与编号（加盖档号章） ④案卷封面、卷内备考表的编制 卷 内 文 件 目 录 格 式 3、装订入盒 设备文件材料可分为装订和不装订两种 ①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。 ②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面填写案卷题名，脊背贴上标签并填写内容。 4、编写案卷目录 案 卷 目 录 格 式 谢谢大家！ * * SB·1·10 10.空调机 SB·1·11 11.去湿机 SB·1·3 3.复印机 SB·1·5 5.刻录机 SB·1·6 6.摄像机 SB·1·7 7.照相机 SB·1·8 8.数码印刷机 SB·1·4 4.扫描仪 SB·1·9 9.投影机 SB·1·2 2.打印机 根据设备使用寿命档案保管至设备报废后5年 1.开箱验收证明书 2.装箱单 3.产品使用说明书 4.设备安装说明书 5.用户手册 6.产品合格证 7.产品图册、照片等 8.购进发票复印件 9.随机光盘、软盘等启动盘 10.其它随机文件材料 SB·1·1 1.计算机 一、办公设备 SB·1·12 12.其他办公设备 备注 保管期限 基本归档范围 分类号 类目名称 备注 保管期限 基本归档范围 分类号 类目名称 同 上 同 上 其他设备 四 SB·3·3 3.其他 SB·3·2 2.多媒体 同 上 同 上 SB·3·1 1.电视机 三、视听设备 SB·2·3 3.其他 SB·2·2 2.电梯 同 上 同 上 SB·2·1 1.汽车 二、 交通设备 9 10 8 7 6 5 4 3 2 1 备注 页次 日期 题 名 文件编号 责任者 顺序号 日期 单位 日 月 年 备注 保管期限 页数 份数 密级 编 制 案卷题目 归档时间 档号