[托福]计划中的任务划分-杜昶旭.docVIP

计划中的任务划分 分类： 时间管理和计划 2008-03-10 17:31 题记：本来这个问题是以前在托福课上讲的，但是发现每次讲完这个问题需要十几分钟，于是被很多同学认为是我扯淡。所以我想想就讲了，还是写到博客里比较靠谱。 无数人来问我计划应该如何做，而我也经常遇到有人给我提出“帮忙制定计划”的无理要求。为什么说是无理？不是因为我懒惰或者不愿意帮助这些人来做计划，而是这种事儿从本质上说属于“un帮able”的。计划通常只能由自己来做，因为时间是属于制定计划的人的，每天的生活也是这个人自己在过，所以旁人顶多也就是给个计划建议（就像上我们所做的计划建议都要求用户选择时间条件一样），而执行和时间的控制还得是自己来做。 关键在于，很多人不知道如何在一天的时间中去安排自己的计划，因为某些书上把任务分为四种：重要且紧急的；重要但不紧急的；不重要但紧急的；不重要且不紧急的。愚以为，这种划分方式有些不妥，因为它们听起来貌似正确，但是却不具备可执行性。我们在做计划的时候，大多数任务我们难以区分到底它是重要的还是不重要的，因为这个概念本身不可量化。考虑到任务的可执行性，我更愿意建议大家把任务分成这样的四类： （1）固定的独占式任务：每天或者定时要发生或者要完成的任务（即所谓“固定），并且，在做这件事儿的时候，不能有其他同时可以做的事儿（即所谓“独占的”）。比如，睡觉就属于典型的这种任务——它每天都发生，并且睡觉的时候不能干别的事儿（当然，如果有人愿意把搂着某人当成事儿的话，另当别论）。对于这种任务来说，最重要的就是让他们“规律”，因为总之它是要发生的，所以越是规律，时间效率就越好，也更加利于管理。 （2）固定的非独占式任务：每天或者定时要发生，但是做这个事儿的时候同时也可以做别的事儿。比如说，有的同学有锻炼身体的习惯，每天早上这些同学都会去跑步。那么这种任务就需要注意两点，一是规律，尽量把时间固定下来，比如早上7点到7点半跑步；二是安排好同步发生的任务，比如跑步的同时听老俞讲单词。这样就可以让一些可以同步完成的任务在没有浪费的情况下完成，并且效率很高。 （3）非固定的独占式任务：发生时间不固定，但是一旦发生，就不能再干别的事儿。比如在学校上课。每天上课的时间是不一样的，而且上课的时候一般不能干别的事儿（当然，有的人愿意在上课的时候背单词，那我就建议干脆直接去背单词好了）。对于这种任务，需要尽量提前确定其发生时间，以便于安排其他任务。 （4）非固定的非独占式任务：发生时间不确定，并且做这个事儿的时候可以同步干别的事儿。这是最自由的任务，很可能是临时发生的。比如你妈妈让你去买带盐，这是个不确定的事儿，但是你可以在买盐的同时再买上你需要的可乐。对于这种任务，基本不太可能在计划中出现，所以需要在计划中预留一定的机动时间来处理他们，并且，注意统筹安排是处理这类任务的关键。 对任务进行分类以后，就可以在每天的时间表上安排自己的任务了。建议大家用excel来做一个每天24小时的时间表，用不同的颜色标记每一类任务，并写上任务的内容，这样你就能很清楚的看到每天要做的事儿，并且按照计划执行。需要提醒的一点是，每天晚上都要对当天的计划进行检查，同时根据当天完成的情况调整第二天的计划，尽量做到计划和完成度一致。 计划中的任务量估计 分类： 时间管理和计划 2008-03-21 14:31 题记：上次写了个关于计划分类和管理的文章，结果发现点击率居然没有陈冠希的那篇帖子高，充分说明——“人人都有一颗八卦的心”！但是还是要写，今天讲讲怎么合理地估计任务量。 人们在做任务量（或者叫工作量）估计的时候，很少有非常准确的时候。但是，既然叫“估计”，那么就是允许有出入的，无非是出入大点还是小点的问题。我们不妨倒过来思考这个问题：当我们所计划的任务完不成的时候，可能有哪些原因呢？ 1、任务量估计过高，超过了正常人能完成的任务 这种情况是比较多见的，尤其出现在任务非常明确、简单，貌似容易完成的时候。几乎所有人对自己的能力估计都是偏高的，说得极端一点，这跟没有人愿意承认自己是弱智是一个道理。所以很多时候我们都主观地“认为”自己能够完成某些任务，而最终的结果确实没有完成。说个简单的例子，英语学习中背单词应该是一个任务明确，并且执行难度很低的任务了，但是，确有很多人每天给自己定下的背诵计划都没有按时完成。当然，我们不能否认确实有人的工作效率偏低，但是，高估自己未尝不是一个造成项目延迟的主要原因。 大多数企业中员工的加班跟任务量估计过高有关系。很多领导在分配任务的时候，其实骨子里并没有想让员工加班去完成，但是，由于执行者的能力出现了高估（实际上大多数也可能是对自己的能力高估而移植到了执行者身上），所以造成了员工加班都完不成任务。而往往这个时候，领导会迁怒于员工的工作