文书工作与档案管理第二版第六章节课件(2699KB).ppt

（三）归档质量要求 归档质量要求应归档的文件材收集全、 完整。 按照文件之间的有机联系和保存价值， 科学地整理归档。 归档的案盒应符合文书整理归档的各 项质量要求。 编制移交目录，至少一式两份；交接 双方经过清点案盒，履行签字手续。 　　2. 整理归档的文书要符合档案保护的要 求，主要指整理归档的文书材料所使用的书 写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐 用等要求，以利于能够妥善的保管。 　　3. 整理归档的文书材料的保管期限应界 定，根据文书档案保管期限的规定，文书的 保管期限分为永久、长期、短期三种。 　　 （二）文书整理归档的质量要求 第三节 文书整理归档的方法和步骤 二、初步整理 本节点睛 一、编制分类方案类目 四、归档 三、系统整理 知识本身并没有告诉人们怎样运用 它，运用的方法乃在书本之外。 --培根 　　分类方案类目是指在一年的实际文书没有 形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在 研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机 构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成 的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归 档文书的类别和条目。 一、编制分类方案类目 （一）按保管期限分类 保管期限一般分为三种，见图6-14。 图6-14 保管期限的三种分类 （二）按年度分类 年度分类符合整理归档的时间规律， 便于查找。年度以年为单位，归档文书 按保管期限分开后，再考虑按年度分开， 如：2005年、2006年等。 按组织机构分类即按机关部门名称划 分，可采用各个组织机构的名称作为类名。 每类可以编制一定的条目，每类形成的文 件如果不多，也可不编条目。组织机构可 分为多种。 （三）按组织机构分类 组织处领导在旁听 宣传处人员 科研处 计划处人员在开会 党委办公室人员 技术处人员 　　按问题分类即按工作性质及有关事项的不同进行 划分。按问题分类的特点，见图6-15。 （四）按问题分类 图6-15 按问题分类的特点 　　按组织机构分类和按问题分类两种法，各机关可 视具体情况进行选定，见图6-16。 （四）按问题分类 图6-16 组织机构分类和按问题分类两种方法的选择 　　初步整理就是平时整理，即机关的文 书部门把机关一年在工作中逐步形成的应 当归档的文书整理工作放在平时有计划地 进行。 二、初步整理 平时整理 　（一）及时的收集已经处理完毕　　　　的文书材料 　　文书人员要养成及时将处理完毕的文件归整的习 惯，并应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的 文件，一般有三种情况，见图6-17。 图6-17 文书的整理 　（一）及时的收集已经处理完毕　　　　的文书材料 （二）细心装订 图6-18 装订涉及的方面 　　装订文件应按归档要求，对收集来的文件，以件为单位细心装订，不符合装订要求的要重新装订。具体方法要求是，见图6-18。 （三）定期检查 在平时归整过程中，还应定期进行检 查，通过检查熟悉归整的情况，纠正把文 件归错类别的现象。如发现有的类别内文 件数量已经很多，预计可能还会产生相当 数量的文件时，可增添一定数量的档案盒 并根据条目编写新号。 平时归整与系统整理的关系，见图6-19。 图6-19 两者关系图 三、系统整理 　　 确定案盒内文书是指在平时归整的基 础上，详细检查每个案盒内积累的文件， 按照文书整理归档的原则和要求进行调整， 并进行案盒内文件的排列、编号，最后确 定案盒内归档文书。 （一）确定案盒内文书 　　《归档文件整理规则》要求文件的正与 底稿、正文与附件、原件与复制件、转发文 与被转发文、来文或去文与复文等应视为一 件。 　　1. 检查调整。确定案盒内归档文书前要做好调整 工作。发现不合理的地方，就要进行调整和补充。检 查归类的文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档的 和没有保存价值的文件；检查该案盒内的文件是否符 合保管期限；检查归类是否合理，是否将相同事由的 文件集中排列；检查是否以“件”为单位；检查盒内文 件数量是否适宜等。 （一）确定案盒内文书 　　2. 案盒内文件的排列，应在分类方案的最低一级 类目即条款和条目内以“件”为单位进行排列，具体排 列有四种方式，见图6-20。 图6-20 案盒内文件的排列 （一）确定案盒内文书 3. 案盒内归档文件的编号，案盒内文件经过系统 排列后，应以分类方案和排列顺序逐件编号，用以固 定位置，统计数量，并便于保护文件和方便查找利用。 文件编号以归档章 的形式在每件文件 首页上端注明，见 图6-21。 图6-21 归档章式样 （一）确定案盒内文书 　　归档章的位