文书工作与档案管理第一版第四章(2159KB).ppt

七、确定标印  标印是文书形成的最后一个环节，也是文书形 成的最终体现，它关系着文书的实际效用，因而也 是很重要的环节。 标印文书的依据是经领导人最后签发的文稿， 即“定稿”。标印文书应注意使用制式的文头式样， 符合规范的格式要求，使用国际标准Ａ4型的纸张 等。印制好后，要进行反复校对，避免差错，要最 大限度地体现文书形成的最终成果，最后经加盖印 章，向外发出。 第三节 文书形成的要素 本节点睛 一、主题确定 二、材料选用 三、结构安排 四、语言表达 文以意为主，辞以达意而已。与其他文章一样，一份文书也是由主题、材料、结构、语言这些要素构成的。 　一、主题确定 （一）文书主题的含义 主题，又称主题思想，通常是指文章中 所反映的中心思想，即文章所表达的全部内 容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。 文书中的主题大体有三种含义，见图4-8。 文书的作者在文中对客观事务所持的基本看法、观点 文书的作者对收文一方提出的基本要求和基本主张 既表明文书作者观点又表明其基本主张和要求 图4-8 文书主题三种含义 文书主题三种含义 　（二）文书主题的作用 主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。 第一，从主题与内容关系看，其具有统摄 作用； 第二，从主题与形式诸要素的关系看，主 题起着支配作用。 （三）确立主题的依据  文书主题确定的依据有四个方面，见图4-9。 党和国家的路线、方针 政策和上级指示精神 事物的共同特征和发展 行文的目的要求 处理事务和社会交往的客观要求 图4-9 文书主题确定的四个依据 文书主题 确定的四 个依据 （四）文书主题的要求  文书主题的要求包括两个方面的内容，见 图4-10。 图4-10 文书主题的要求 主题提炼过程中应达到的要求 表达过程中应达到的要求 文书主题的要求 1. 主题提炼过程中应达到的要求 第一，要反映事物的本质。 第二，要正确和恰如其分。 第三，主题力求新颖。 2. 主题表达过程中应达到的要求 第一，主题要集中。 第二，主题要清晰明确。 第三，主题要前后一致。 第四，主题露而不藏。 二、材料选用 丰富的材料，为文书的形成创造了条件。 材料分散在实际工作和生活之中，埋藏在各种 文件、资料之内，要占有它，使之真正成为能 派上用场的东西，还必须具有驾驭材料的能力 与技巧，以充分发挥材料在文书中的作用。 （一）文书中材料的使用特点 文书的种类繁多，体裁多样，这就使文书的材 料具有自己的特点。文书中材料的摄取大致有三种 情况，见图4-11。 图4-11 材料的摄取三种情况 材料摄取 三种情况 较多地摄取材料。这主要是以“传递情况”为主要用途的文书 较少地摄取材料。这主要是那些以“办事”为主要用途的文书 完全不用材料。也就是说文书完全由主张或措施、要求、意见构成，如各种法规和规章制度等 （二）材料收集  收集材料，就是把有关的事实和方针政策从工作 活动和文件资料中提取出来，为形成与表现观点、主 张做准备。收集材料要注意做好三个方面工作，见图 4-12。 做好调查研究工作 广泛收集各种渠道的间接材料 做好日积月累的工作 图4-12 收集材料要做好三方面工作 收集材料要做好三方面工作 （三）材料选择  文书选材的标准，见图4-13。 真实 新颖 典型 系统 切旨 文书选材的五个标准 图4-13 材料的选择 （四）材料的筛选加工与运用  “思考作用”，就是大脑对材料的加工过 程。材料只有经过筛选加工，才能进入文书 之中。经过筛选加工，零散、庞杂、肤浅的 材料升华为系统、精练、深刻和具有典型性 的材料，以反映社会活动的 内在规律。 毛泽东同志在《实践论》中指出：要完整地 反映整个的事物，反映事物的本质，反映事物的 内部规律性，就必须经过思考作用，将丰富的感 觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由 表及里的改造制作功夫，造成概念和理论的系统， 就必须从感性认识跃进到理性认识。 筛选加工材料既是思维的过程，又是思考方法 运用。材料筛选加工的方法主要有： 第一，量价值，看负荷。量价值，旨在明确材 料对表现主题的效用性。包括两方面，见图4-14。 图4-14 量价值的两方面 看材料自身所固有的价值