文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚13第十三章电子档案(1462KB).ppt

一、电子档案的保管 　　保管是档案管理的一个重要环节，电子档案亦不例外。但由于电子档案的特性，使得它的保管内容、条件和纸质档案有所不同。 　 （一）电子档案保护的内容 　　根据电子档案的特性，对它的保护主要包括以下四个方面： 　　1. 保证电子档案载体物理性能的安全； 　　2. 保证电子档案内容逻辑上的准确； 　　3. 保证电子档案的原始性； 　　4. 保证电子档案的可理解性。 （二）电子档案的保管要求 　　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： 　　1. 归档载体应作防写处理； 　　2. 为保护电子档案的物理性能，应避免擦、划、触摸载体的记录涂层； 　　3. 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压； 　　4. 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，保持环境清洁卫生； 　　5. 保持适宜的温湿度。环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。 （三）电子档案保管中应注意的 事项 　　电子档案保管中应 注意的事项有五项， 见图12-4。 图12-4 电子档案保管中注意的事项 二、电子档案的利用 （一）电子档案的利用特点 电子档案的利用特点有五项 ，见图12-5。 图12-5 电子档案的利用特点 （二）电子档案提供利用的方式 　　1. 阅览 　　阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案的阅览通常分为以下： 　 （1）联机阅览。联机阅览又有计算机网上阅览与计算机单机阅览两种。 　 （2）脱机阅览，就是将计算机显示屏上的电子档案内容信息，从软拷贝形式转化为打印件、复印件或缩微件等硬拷贝形式，然后脱离计算机进行阅览，这种阅览方式的最大特点就是不需要计算机。 　　2. 复制 　　复制是电子档案利用中最常见的方式。 电子档案通过复制形成电子档案副本，从 而能够满足广大用户的需求。电子档案的 复制既可以是副本复制，也可是摘录复制。 （二）电子档案提供利用的方式 （二）电子档案提供利用的方式 （二）电子档案提供利用的方式 　 3. 网上展览 　　网上展览就是根据某种需要，按照一定的主题，系统地在网上对电子档案进行展出。这是通过展出和介绍有关电子档案的内容和成份而提供利用的一种方式。 　　网上展览和传统的档案展览相比有很多优势。目前许多档案局（馆）都开设了档案网站，在其网站上我们经常可以看到各种形式图文并茂的网上展览。 （二）电子档案提供利用的方式 　　4. 网上咨询 　　网上咨询是档案利用在现代化条件下的一种新的 发展，它是档案工作人员根据档案解答问题的方式， 通过网络向档案用户提供档案信息的一项利用工作。 　　其包括两个部分：一部分是通过网络解答咨询； 另一部分是通过网络协助检索、指导用户使用检索工具，为查找电子档案馆藏提供新的线索。 　　5.计算机编研 　　电子档案为计算机编研提供了极大的方便。为编 研收集档案、为摘抄档案提供了方便。 　　也可以对其他各类电子档案进行编研、如声音档 案影像档案、图形档案等进行编研、并可进行多媒体 档案编研。 （三）电子档案提供利用中应注意的问题 　　1. 利用时应遵守保密规定； 　　2. 归档电子文件的封存载体不应外借； 　　3. 利用时应使用拷贝件； 　　4. 提供复制品时对其可靠性进行审核； 　　5. 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内； 　　6. 利用时要尊重知识产权； 　　7. 防止误操作； 　　8. 注意安全防范。 第十三章 电子档案 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 了解电子档案的特点。 理解电子文件、电子档案的含义。 知道电子文件和电子档案的关系、电子文 件的种类。 掌握电子文件归档的内容、电子档案的保 管要求及注意事项、电子档案提供利用的 方式。 4 3 2 1 　　电子文档是现代社会发展的必然趋势，掌握现代电子文档的整理与鉴定、保管与利用以及现代电子技术是档案人员新的任务和要求。 第二节　电子档案的整理 与鉴定 第三节　电子档案的保理 与利用 第一节　电子档案的收集与 归档 第一节 电子档案的收集与归档 二、电子档案的收集与积累 一、电子档案的特性与种类 本节点睛 三、电子档案文件的归档 ——别林斯基 创造人的是自然界，启迪和教育人的却是社会。 　　目前对电子档案的概念，在国际档案界都有一致的、基本的共识，即电子文件从属于文件，是存储于电子存储载体上的文件。 　　电子档案指在数字设备及其环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的档案。 一、电子档案的特性与种类 电子文件具有许 多不同于纸质文件的 特