第七章账务处理子系统(删节).doc

第七章 账务处理子系统功能模块及程序设计 凭证输入功能模块及程序设计 凭证输入是账务处理子系统中最重要的模块之一。其设计质量的优劣直接关系整个电算会计系统开发的成败。确保每一凭证无误地输入，不仅是账务处理中的数据处理与数据输出的要求，也是各核算子系统的基本要求。 根据什么样的凭证进行机上输入，是按事先填制的记账凭证，还是根据原始凭证在机上直接编制机内记账凭证，目前尚有不同看法。尽管后者可因不必手工填制凭证而缩短凭证输入的时间，但从方便审核、提高机器的使用效率、减少出错、严格人员间的牵制等方面考虑，采用先由手工填制记账凭证，而后再据以输入机内的做法则较为合适。正因为如此，现阶段大部分企业单位都采用这一做法。本书也正是基于这一思路设计凭证输入模块的。 一、凭证输入的基本要求 设置一个与手工填制的记账凭证一样的格式，使输人员在输入凭证时有将手工填制的记账凭证投影于屏幕的感觉，这种使会计人员片刻即可适应的输入画面，很大程度上减少了用户对计算机系统的陌生感、疲劳感与输入的出错率，同时，又提高了数据输入的效率，这是凭证输入的直观性要求。 每一张记账凭证包括日期、凭证编号、摘要、借贷方科目编码、借贷方金额等基本数据。如果输入的是复合分录，这些基本数据便要多次输入，企业单位的凭证有成百上千张，因此，尽量减少众多的数据项的击键次数，便可提高输入效率，降低差错率。为此可采取：一次定义整批凭证的日期、由机器对凭证编号自动加计输入、使用代码符号输入摘要项的汉字数据、使用科目编码或助记符等替代科目汉字名称等等，都是模块设计时必须详加探讨的。 作为会计信息系统数据的主要来源的记账凭证，确保每一笔凭证无误的输入至关重要。首先对每一输入的数据项，必须尽可能设计相应的侦错程序以便及时提示用户修改。其次对输入后的一批凭证，采用有效的审核检错方法，尽最大可能保证登账之前输入机内的凭证的正确无误，避免登账后的凭证更正。 提高凭证的输入速度，是凭证输入的基本要求。但在凭证输入过程中，质量应放在第一位，保证每一凭证准确无误的输入。如果输入的质量得不到保证，即使输入的速度再快也只能是事倍功半。同是一笔错误的凭证，在审核之际发现之后当即修改，比起待登账后才发现并进行同样的修改，所花费的时间要少得多(后者必须作留有痕迹的修改)。而一笔待报表编制后才发现是错了的凭证，其修改将给人和系统增添更大的麻烦。 二、输入各子模块的设置 按照上述基本要求，凭证输入模块通常设置如下几个子模块： 凭证录入子模块：由凭证输入员分期分批将手工填制的记账凭证输入机内。 凭证审核子模块：由审核员对输入机内的记账凭证审核签章。 凭证修改子模块：对审核中未被签章的凭证进行修改。 凭证查询子模块：对存储在机内或软盘上的当月未登账凭证进行查询。 凭证打印子模块：对存储在机内或软盘上的当月未登账凭证打印输出。如果根据原始凭证直接在机上填制记账凭证，则需将全部记账凭证打印输出，否则，仅打印各核算模块转入的机制转账凭证。 凭证汇总子模块：对输入机内尚未登账的一批凭证按一级科目进行汇总，并形成该批凭证的凭证汇总表。 三、屏幕画面格式的设计 如前所说，凭证输入的屏幕画面应尽可能与手工填制的记账凭证格式一致，使输入员在输入过程中有将手工凭证格式投影于屏幕之感觉。但是，由于屏幕宽度与长度有限，又迫使程序设计者不得不在手工所填的记账凭证与屏幕画面间寻找一最佳的设计 格式。 采用统一格式的记账凭证的企业单位，由于摘要、科目、借(贷)方外币、汇率、借(贷)方本位币等项目要在一行显示难以做到，因此，往往在输入时将外币金额与汇率置于屏幕的左上(下)角。然后，利用屏幕可局部换页之功能，顺序输入各借贷方的外币金额与相应的汇率。输入的格式图示如图表3—1。 记 账 凭 证 年 月 日 凭证编号 ┌──────┬─────┬────┬────┐ │ 摘 要│ 会计科目│借方金额│贷方金额│ ├──────┼─────┼────┼────┤ │ │ │ │ │ ├──────┼─────┼────┼────┤ │ │ │ │ │ ├──────┼─────┼────┼────┤ │ │ │ │ │ ├──────┼─────┼────┼────┤ │ │ │ │ │ ├──────┼──