4201文件记录管理规定.docVIP

1.目的 本规定旨在全面规定文件的作成、使用、管理以及正确管理文件工作且有效运用。 2.适用范围 本规定适用于曼科番禺工场范围内制定的管理手册、规格书、标准书、基准书、管理记录 3.职责 3.1品质保证部负责体系文件的管理。 3.2技术部负责外来文件（包括法律法规、技术标准等）的管理。 4 管理程序 4.1文件的管理 4.1.1总体规定 文件的管理.决裁者.原管理部门.管理部门.管理规定等文件类按照下表1，2实施。 文件.管理记录规定记录管理的识别、保管、保护、检索如表2。 保管期限管理：产品质量检验记录保管期限为10年，除产品质量检验记录外的其他管理体系记录保管期限为3年。 表1、规定、社内标准书、指示书类 名 称 承认者 原管理部门 管理规定类 管理手册 工场长 工场长品质保证部 ISO规定文件（原件） 主管部门长 品质保证部 文件、记录管理规定 年度管理目标及实施计划书 工场长 管理责任者 设备操作与保养 工场长 品质保证部 设备管理规定 設備校正基准 工场长 制造部设备课 检查标准书（共通） 技术部长 品质保证部 检查规定 检查标准书A类 技术部长 品质保证部 检查规定 检查标准书（B、C、D、E、Z类作业+检查标准书） 技术部长 品质保证部 检查规定 QC工程图 技术部长 品质保证部 检查规定 供应商登录一览表 工场长 业务部资材课 购买管理规定 厂规 工场长 总务部 　　表2、其他的文件、记录、数据类 名称 承认者 原管理部门 管理规定类 管理评审报告书 工场长 管理责任者 管理评审管理规定 设备修理记录 制造部长 制造部设备课 设备管理规定 定期点检表 制造部设备课长 制造部设备课 设备管理规定 日常点检表 主管部门长 各主管部门 设备管理规定 教育、训练记录 主管部门长 品质保证部 教育训练规定 供应商评价记录 工场长 业务部资材课 购买管理规定 社外异常报告书 工场长 品质保证部 社外异常管理规定 4.1.2文件作成 对于新文件类的制作由部门主管规定作成，制作者应按以下条件作成新文件。 ①使用已规定的文件格式。 ②将文件名、作成者、承认者、作成日记载入文书当中。 ③不与社内规章制度相抵触或产生矛盾的适用法规制度。 ④作成的内容要尽量具体、简洁易懂。（使用图、照片表现） 4.1.3 文件承认 作成后的文件于发行前须先经表1、表2的承认者确认及批准其内容的恰当性。 4.1.4原版管理 ①已承认文件由表1、2的原管理部门进行管理。 ②为能明确管理最新文件，需登录文件管理清单（格式X X X）。 ③为防止文件遗失、退化、损坏，文件需存放于适当处（文件夹/档案薄、电子数据）进行保管。 ④已作为旧版或废除版的文件根据主管部门判断来保存，并标明[旧版]或[废除版]。 4.1.5派发管理 原管理部门派发文件时，需跟足以下事项： ①按作成部门指定的部门派发，发出的文件必须盖上红色“受控”印章方为有效，同时需作成文件发放记录存档，原件由原管理部门作成文件清单目录表并清晰分别放置于文件夹中。 ②已确定为旧版废除版的文件由原管理部门证实回收。 4．2文件编号管理 4.2.1品质手册的管理编号 MRTPY/QEM —2005 4.2.2规定书的管理番号 MRTPY — xx xxx 工场名 标准条款号(前2位) 流水号01-99 4.2.3样式的管理编号 MRTPY — XXXX — XX — X 工场名 规定编号 流水号01-99 版数 4.3文件的评审、更改与作废 4.3.1 管理体系文件（包括方针、目标指标）每年在管理评审的时候进行定期评审，各部门提出文件修改的需要并进行讨论确定是否需要修改。 4.3.2管理体系文件的更改由原文件编制部门填写“文件修改履历”，经原审批人员批准后由品质保证部分发，同时回收旧文件，填写“文件分发清单”，防止作废文件的非预期使用。 4.4外来文件的控制 4.4.1各部门收到的技术文件及与质量环境有关的外来文件应首先由技术部识别其适用性，法律法规类和相关方的环保要求、质量标准分类填入《适用法律、法规及其他要求清单》，并报管理者代表确定分发范围，技术部控制发放。 4.4.2技术部负责收集有关国家、环保部门、行业环境标准的最新版本，加盖“受控”印章分发给相关部门使用，并将作废标准收回。 4.4.3 其他与环境有关的外来公文如政府主管部门、行业协会的来文，由品质保证部负责参照上述两条款执行。 4.5记录的控制