工业设计-设计文档输出管理制度2.docVIP

■设计文档输出管理制度 因公司在过去一段时间内曾多次出现文件输出与商务脱节、使项目管理失控的情况，为改变这种因文件输出管理混乱而造成公司利益损失、同时影响各阶段工作效率的局面，公司决定制定文档输出管理制度，详见如下： 1 对外的文档输出由专人负责管理 过去，每一个项目阶段性设计工作完成后，均由设计人员直接向客户提交文件，这往往出现设计人员在不知情的情况下把一些尚存商务问题的设计文档直接向客户提交了；在“文档输出管理制度”正式实施后，公司的文档输出将由专人（项目管理员）负责，即每个项目在阶段性的工作结束后，项目主管将拟要提交给客户的方案（设计文件）放到公司的服务器上（届时，公司服务器将给每一位设计人员分配一定的硬盘空间）后，项目管理员对该文档进行编号、或进行必要的包装后，再执行文档输出前的必要签署流程，经相关人员的确认后，项目管理员根据进度表上要求提交文档的时间向客户输出文件；如客户要求方案修改，则直接向设计人员反馈修改信息，设计人员将方案修改完毕后，再把方案2投放在公司服务器中的相关文件夹，同时知会市场人员及项目管理员，项目管理员再执行文档输出任务…… 内部文档输出 每个项目的阶段性设计工作完成后,设计人员将需要移交的资料(电子版、档案袋及其他相关资料)移交给项目管理员，项目再将资料移交到项目的下一阶段，这样有利于项目管理员对关键节点的把控。内部输出主要包括： 2.1 造型设计完成后，向结构主管输出造型设计的相关资料； 2.2 结构设计完成后，向外协负责人输出加工图纸； 以上模式不影响造型、结构或外协等内部之间的直接沟通。 文档备份、存盘 每一个项目的方案在最后确定前可能会有多次改动，即给客户输出的方案可能会有方案1.1、方案1.2,方案1.3……，在该项目结束之前服务器中将保存所有的输出文档，而在项目结束之后，项目管理员将最终确认的方案刻盘，同时删除其余的过程方案； 4.1 文件提交到服务器之前的要求; ◥ 造型阶段文件输出 ● 把拟要给客户的提交的文件分包、压缩后提交到服务器中； ● 客户通知外观造型确认后，项目主管将外观造型确认单打印出来后交给项目管理员； ◥ 结构阶段文件输出 ● 结构主管将拟要提交给客户的文件分包、压缩后提交到服务器中； ● 1.2 图纸形式的设计资料输出(如二维图等):由设计人员或设计助理将图纸打印出来,再经主管签字审核后,交由项目管理员;再由项目管理员执行输发任务; ● 结构主管向项目员输出加工文件、图纸；再由项目管理员将文件提交给外协负责人； 4.2输出”操作流程 ■内部沟通制度 当在某一个项目暂停或重启时，市场人员应通知项目管理员，再由项目管理员通知相关设计人员，而不是由市场人员直接通知设计人员； 项目沟通过程对各岗位人员的基本要求 ◥ 设计人员 ● 当第一次方案(1.01版)提交给客户后，客户反馈修改意见，设计人员把修改后的方案（1.02版）● 提交到服务器的外观方案须经过结构主管审核； ● 造型主管在方案提交后次日（后每隔二天）与客户联系，跟踪方案评审结果 ● 设计人员应及时回复项目管理员的进度跟踪邮件； ◥ 市场人员 ● 某一个项目启动后，除向项目管理员下审批表外，应将已从客户获得的更具体的信息、如设计要求等，以邮件的方式及时知会相关人员（项目管理员、设计主管、或外协人员等） ● 项目进行过程可将从客户处获取的相关信息与邮件方式知会项目组成员，让项目从开始到结束保持信息透明化、信息共享，有利于提高工作效率、形成较好的团队意识； ◥ 外协人员 ● 如不能按进度表完成的项目、或在加工过程遇到困难应及知会相关人员；以及时解决问题； ● 在手板、模具交付后应知会相关人员 ◥ 项目管理员 ● 应实进跟踪项目各阶段的进展，将项目进展过程的重要信息及时知会相关人员；并将该信息更新到信息平台上； “OUTLOOK”是一个简便而有效的沟通工具，公司内部可将此作为一个主要的沟通工具，把“OUTLOOK”放在桌面，这样可实时方面查收邮件；要求公司内部所有同事应形成及时回复邮件的良好习惯 客户反馈修改意见 客户反馈修改意见 文件输出 外协加工 客户确认 签署书面确认单单元 输出签署 编号 文件提交服务器 设计完成 方案设计/修改 造型设计 修模 机样/模具具交付 文件输出 编号 样机/模具评审 项目管理员向 结构输出文件 文件提交服务器 设计完成 方案修改 签署书面确认单单元 方案设计/修改 设计完成 文件提交服务器 编号 输出签署 文件输出 客户确认 项目管理员向 外协输