A4 1体系文件管理程序.doc

目的与适用范围 为了对质量管理体系所要求的文件进行有效控制，确保各场所均使用有效版本的文件，本程序规定了质量管理体系文件（以下简称体系文件）的要求、方法等内容。 本程序适用于公司各场所对质量手册、程序文件、第三层次规程文件（以后所有体系文件中均简称为规程文件）的管理。 定义 广州丰田：广州丰田汽车有限公司的简称。 GTQM： 广州丰田质量手册 GTQS： 广州丰田质量管理体系 职责 总经理、执行副总经理负责批准《质量手册》,并签署发布令。 管理者代表负责审核《质量手册》和批准程序文件。 质量管理体系推进事务局为本程序的归口管理部门。 负责质量手册的编制。 组织程序文件的编制，负责程序文件的发放和管理。 负责组织质量手册、程序文件的修订与改版。 负责组织对工作现场使用的质量手册、程序文件的有效性进行监督。 综合管理部负责公司规章制度的管理。 各部门负责编制、审核相关程序文件及规程文件，并对规程文件的实施进行归口管理。 工作流程图 部门 阶段 各部门 质量管理体系 推进事务局 管理者代表 最高管理者 体系文件管理目标 控制范围 文件编制 文件审核 文件审定/会签 文件批准 标识 发放 更改 作废 保管 监视测量 归档 程序内容 体系文件管理工作目标 质量管理体系推进事务局制定公司体系文件管理的工作目标，各使用部门制定本部门的体系文件管理工作目标。 工作目标一般包括下列内容： a) 体系文件发放的到位率； b) 体系文件发放的批准率； c) 体系文件更改的及时率； d) 失效及作废体系文件回收的及时率。 各部门制定工作目标必须在本部门内进行沟通，使文件管理人员和相关人员明确文件管理的要求。 体系文件的控制范围 体系文件包括：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、规程文件和质量记录等。 本程序仅对体系文件做出规定，技术文件执行GTQS-A4.2《技术文件和资料管理程序》的规定，质量记录执行GTQS-A4.3《质量记录管理程序》的规定。质量管理体系推进事务局制定公司受控体系文件一览表，各部门制定本部门JL4.1-01《受控体系文件清单》。 体系文件的编制及审批 所有体系文件默认引用GB/T 19001：2000规定的术语和定义。当中文版与日文版的体系文件存在不同理解时，以中文版为准。 质量手册由质量管理体系推进事务局负责编制,经各部门会签后,由管理者代表审核,总经理、执行副总经理批准。 程序文件由文件归口部门负责编制，经编制部门部长审核，相关部门部长会签及质量管理体系推进事务局主任审定后，由管理者代表批准。 规程文件的审批程序 编制人 审核（科长） 批准（部长） 涉及其他部门，存在职责不清，需要其他部门确认等的规程文件，由质量管理体系推进事务局确定编制部门，经编制部门部长审核，相关部门部长会签及质量管理体系推进事务局主任审定后，再报请管理者代表批准。 质量手册和程序文件的结构 质量手册的结构 封面； 发布实施令； 任命令； 公司质量方针和质量目标； 公司简介 目录； 正文； 附录； 更改记录。 程序文件的结构 目的与适用范围； 定义； 职责； 工作流程图； 程序内容； 相关程序、规程文件及质量记录 更改记录。 体系文件的标识 体系文件编号规则 质量手册编号规则： GTQM - A 版本号 程序文件编号规则： GTQS - A - *.* 版本号 程序文件编号 程序文件命名规则： ****管理程序 规程文件编号规则: GTQS - A *.* - ** （- ** ） 版本号 程序文件编号 规程文件顺序号（部门代码）（如需要） 规程文件命名规则: ****管理规程 部门代码规定如下：（执行综管部相关规定） 中文 日文 英文 部门（科）代码 总经理室 総経理室 Presidential Office PR 销售部 販売部 Sales Marketing Division SM 综合管理部 綜合管理部 Administration Division AD 技术中心 技術センター Technical Center TC 财务部 財務部 Finance Division FD 采购部 調達部 Purchasing Division PD 生产管