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簡報技巧 謝寶煖 台灣大學圖書資訊學系副教授 pnhsieh@.tw .tw/~pnhsieh/ 2007年3月7日 簡報大綱 簡報成功關鍵 成功簡報七步驟 看些例子 Q A 簡報成功關鍵 內容 態度/形象 聲音 7％ 58％ 35％ 簡報成功關鍵 態度 我能做好簡報 我的內容很有價值 我的聽眾很重要（顧客焦點） 我要讓聽眾很有收穫 簡報成功關鍵 形象 情緒 我很高興來做簡報 我要用熱情感染我的觀眾 衣著 我很專業 我很有精神 男：西裝（深色）﹑襯衫（淺色） 女：套裝﹑窄裙﹑高跟鞋 簡報成功關鍵 聲音 運用聲調技巧 節奏快慢 停頓 強調（重複） 感情 目光接觸 簡報大綱 簡報成功關鍵：態度 成功簡報七步驟 看些例子 Q A 簡報從什麼時候開始？ 當我站起來開始說話時…… 當主持人向聽眾介紹我時…… 當聽眾陸續進場時…… 當簡報日期與講題確定時…… 當我得知要做做簡報時…… 成功簡報七步驟 了解聽眾 5W1H APAT 了解聽眾：5W1H Who 什麼單位或組織主辦的活動？ 要對什麼人做簡報？ 有多少人？ Why 他們為什麼會對您要講的主題/單位/服務感興趣？ 這次活動的目的是什麼？ 我為何會被邀上台簡報？大家對我的期望是什麼？ What 他們想要知道什麼？ 我該採用那種簡報風格？ 場合有多正式？ 我該怎麼穿著打扮？ 了解聽眾：5W1H When 什麼時候簡報？ 我有多少時間？ 什麼時候開始？ Where 在那裏簡報？ 場地設備如何？ How 進行方式如何？ 當天有幾位簡報者？他們是誰？在我前面還是後面？ 我簡報時有主持人或引言人嗎？ 有開放聽眾提問？集體座談？ 分析聽眾: APAT 分析聽眾 Ａudience 　觀眾 Ｐurpose　　 目的 Ａction　　　 行動 Ｔone　　　 語調 聽眾類型 Experts 省略專業常識（introductory material） 焦點放在強調差異化（ex: interesting “results”） Novices 聽眾是很聰明的，只是對主題所知有限 80％的內容是介紹性資訊（introductory） Mixed Impossible = I’m possible 60％的內容是介紹性資訊（introductory） 簡報時間 12-15分鐘 Conference/Seminar talks 真難！ 準備10分鐘的內容 鎖定2-3個重點 30分鐘 Conference talks 準備20分鐘的內容 鎖定3-5個重點 60分鐘 Invited talks 準備50分鐘的內容 鎖定4-6個重點 適應場地 場地的大小 縱深 vs. 寬窄 設備或器材 電腦＋投影機（NB） XP、外掛程式（影音、動畫） 螢幕（遮上、擋下、切左） 自己操作 vs. 控制室 燈光 鐘的位置 成功簡報七步驟 了解聽眾 組織內容 蒐集題材 Sunshine 架構內容 Superheroes 蒐集題材：Sunshine 蒐集題材：Sunshine 圖案 解說複雜的數據，創造吸引人的視覺效 圓餅圖、線形圖…… 範例 說明廣泛觀點的特殊事例。個別事例的細節讓人有身歷其境的感受，可以讓抽像觀念變得實際。 Before After 類比 介紹新穎、不熟悉的觀念時，可將聽不熟悉的事物與聽眾熟悉的經驗做連結 蒐集題材：Sunshine 統計數字 具有強力的說服力 專家 專家不一定要非常有名，但一定要您的聽眾知道並且敬重 示範 現場操作是簡報的最大優勢 行動比語言的聲音更響亮！ 說給我聽，我就能了解；做給我看，我就不會忘記！ 蒐集題材 個人知識 Google filetype:ppt 進階搜尋：檔案類型[Microsoft Powerpoint] 圖片搜尋 網路/圖書館資源 政府資訊 包裝內容：Superheroes 成功簡報七步驟 事前準備 組織內容 設計簡報內容 KISS 製圖作表 簡報設計原則：KISS Keep It Simple, Stupid 善用簡報設計範本 選用字體 使用標題 勿用標點符號 慎用縮寫 善用數字 使用關聯資訊 使用圖表 使用動畫 註明資訊來源 簡報設計的原則是KISS (Keep It Simple, Stupid)。其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。 簡報設計原則 KISS: Keep It Simple, Stupid 訂好題目 列出大綱 架構重要觀念和關鍵字的關連性 加上創意 以視覺工具輔助說明 數據 圖表 動畫 簡報設計原則 第一張投影片 第二張投影片 內容結構 說服式 教育式 資訊式/研究式 ? 將