会议管理实务第二版项目四会后落实—善始亦善终.ppt

学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 一、了解会议的规模和类型 　　收集、整理会议文件之前，首先要了解会议的规模和类型，是重要会议还是一般事务性会议，是大型会议还是小型会议等等。一般来说，重要的、大型的会议除会议的主要文件必须收集完整外，与会议有关的文件、资料也应尽可能收集齐全，如会议主要文件的历次稿、会议期间的各种通知、会议各种证件以及会后的新闻稿等。其他会议，只要能确保会议的重要文件收集完整就可以了。 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 二、会议文件资料收集的范围 会前准备并分发的文件 (一) 会议期间使用或产生的文件 (二) 会后产生的文件 (三) 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 三、会议文件资料收集的渠道 会议文件资料收集主要包括以下渠道。 1． 向全体与会人员收集文件。 2． 向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。 3． 向会议的有关工作人员收集文件。如会议的记录人员、文书起草人员等。 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 四、收集、整理会议文件资料的要求 在收集和整理会议文件资料时，要注意如下要求。 1． 确定会议文件资料的收集范围。 2． 收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 3． 选择文件资料收集的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 4． 收集会议文件要履行严格的登记手续。 5． 收集整理过程中要注意