工程收发文管理流程制度资料.docVIP

长春市政集团工程项目收发文管理流程制度 一、收文管理制度 1.??目标 1.1 为提高办公效率，使收文管理程序规范化、制度化、系统化； 1.2 对收文内容及时回馈。 ?2.??适用范围 适用于全资或（参照操作模式运行的）合作项目的项目公司收文管理。 3.?程序内容 3.1收文的签收及归档 3.1.1工地所有收文一般均由工程助理签收，如其他人员代签，务必将原件立即交付工程助理； 3.1.2工程助理收文后立即将正本编号归档（归档要求根据档案管理制度执行），填写“收文登记表”，同时将影印本送交项目执行总经理及项目工程师。 3.2指定主办人员 3.2.1项目执行总经理审阅文件； 3.2.2项目执行总经理提出处理意见及指定主办人员，并将文件及处理意见交付主办人员处理。或工程助理根据项目部工程师的分工而提交专项工程师，并将“收文分项处理跟踪表”交专项工程师签收。 3.3项目工程师执行处理 3.3.1如文件为汇报性质的，项目工程师阅读了解，并通知工程助理对该文件结案； 3.3.2如文件有待解决内容，由主办项目工程师负责制定或召集相关单位协商解决办法； 3.3.2如文件内容需回复，由主办项目工程师负责拟订回文。 3.4项目执行总经理核阅 3.4.1主办项目工程师将协商处理结果汇报项目执行总经理核阅； 3.4.2项目执行总经理同意后作为决议内容由主办项目工程师负责实施； 3.4.3项目执行总经理判断是否需要公司相关部门流转确认，需要公司相关部门流转确认的决议送公司审核。 3.5实施决议内容 3.5.1重要决议内容由工程助理列入“工作重点事项跟踪表”，由主办项目工程师负责执行，执行情况由项目执行总经理及工程助理进行跟踪管控； 3.5.2发文参照“发文管理制度”。 3.6 结案归档 3.6.1收文相关内容处理结果经项目执行总经理认可后结案； 3.6.2工程助理在收文登记表中登记结案日期。 3.6.3每季度末由工程助理将发文整理成册，交总师室审阅。 ?4.控制要点 4.1签收文件时务必写明签收人姓名，签收日期； 4.2收文的回应工作由工程助理负责全程的跟踪管控； 4.3在合约中对收文的回复或直接来文中有明确的时间限制，超期视为对收文内容已默认。因此工程助理要负责回应工作的时程管控； 4.4项目执行总经理及工程助理通过“收文分项处理跟踪表”进行回应工作的管控，主办工程师在夕会中进行工作进展汇报，当日的所有收文要在工作日志中记录。 ?5.使用表单 5.1收文登记表 5.2收文分项处理跟踪表 5.3工作重点事项跟踪表 5.4工程联系单（来文） （注：后附使用范本?来文） 二、发文管理制度 1.目的 1.1发文是工地工程管理的重要掌控手段，制订本制度是为了使工地的发文规范化、系统化、时效化； 1.2对发文内容进行及时的回馈及有效的跟踪掌控。 ?2.程序内容 2.1发文的拟订 2.1.1由各主办项目工程师根据主办事项工程管理的需求拟订； 2.1.2项目执行总经理根据工程管理需求指定主办项目工程师拟订； 2.1.3我方收文有需答复或解释之内容，由主办项目工程师拟订回文。 2.2发文的内容 2.2.1工地的所有发文均采用相同的表格，见“公司统一表格”，如有图纸或其它文件均作为发文之附件。 2.3项目执行总经理核阅 2.3.1所有的发文须经项目执行总经理核阅并签字后方有效； 2.3.2所有的发文须签盖项目专用图章或公司公章后方有效。 2.4工程部发文 2.4.1工程部发文包括现场对外安全要求、管理要求、会议通知，一般性发文等，此发文经项目执行总经理核阅同意后加盖项目公司工程部章印。工程助理并填写“工程部章印使用登记表”做好用章登记手续。 2.5公司流转审核 2.5.1对工程中涉及到的工程变更、技术设计变更、质量变化、材料更换及一切引起费用增减的发文，均由公司相关部门流转确认并加盖公司章印； 2.5.2公司流转文件由工程助理统一送交公司指定专职流转人员，具体操作流程参照相应管理流程及公司文件流转规定。 2.6发文的登录及编码 2.6.1为了保障所有发文的正确归档，所有的发文须经工程助理统一进行登录及编码。 2.7发文2.7.1工程部发文及公司已流转确认的发文统一由工程助理登录及编码，由工程助理统一分发各相关单位； 2.7.2发文必须由收文单位进行签收，详见“发文签收表”。 2.8发文事项的跟踪 2.8.1发文事项的执行由主办项目工程师负责督导，结案后告知工程助理进行结案登记。 2.9发文的归档 2.9.1所有发文由工程助理统一进行归档； 2.9.1工程助理在进行发文登录时将发文原稿存档，并将公司审核完的“工程变更单（表2）”影印本分发给主办项目工程师； 2.9.2工程助理在发文事项结案后在“发文登记表”中登记结案日期。 3.控制要点 3.1发文签收应在签收文件时务必写