各单位公文管理员进行公文收发必须按系统流程进行操作事项.doc

通过电子政务协同办公系统下发文件及通知操作流程解析及注意事项 各单位电子政务协同办公系统公文管理员： 如下： 拟稿下发文件 点开“个性化设置”后，点击弹出菜单中的“自定义组”如下图： 弹出窗口后，单击右键点击“新建”即可进入“自定义组”编辑页面,如下图： 该页面里“名称”和“成员”为必填项，“名称”填好后，左键单击便可进入成员选取界面进行人员选取。 上图中蓝色框中为待选人员，绿色框中为已选人员，双击蓝色框中的人员即可把人员选定到右边绿色框中，双击绿色框中人员即可把人员删除到左边蓝色框中，此时也可以使用中间的快捷键（单个选取、单个删除、全部选取、全部删除）来完成，选择好人员后点击“确定”，即可回到该页面： 此时可以看到已经选取的人员名，若此时想修改，可再点击，选择“清除”即可全部清除人员。若已完成人员选取，可在以上页面点右键，选择“保存”即可。 今后在发文中，需要选取接收人员时，点击“按定义的组”选项，都可以看到该组,然后点击下面的快捷键来全部选取，如下图： 自定义组具体操作可以总结为：点击“右书名号”→个性化设置→自定义组→在空白处点击鼠标右键→新建，在名称内输入组名→点击成员添加该组组成成员→点击鼠标右键→保存此时完成，想组建多个组可按上述方法进行操作。 （三）在系统内发送红头文件的步骤和注意事项。 1、起草公文 在“左侧菜单”中选择“公文管理”，点击“起草公文”进入，可以在右边主页面中选择相应“公文类型”，如下图： 点击公文类型的名称进入创建公文，如下图： 在上图页面显示相关的电子化表单，您只需要根据表单字段填写或选择相关的内容。 注意：上图表单中的所有可填写区域中不能有特殊字符，如少数民族名字中间的“·”,在表单里加入此类特殊符号，正文将不能被正常保存，即使保存，也显示为空白页,如果标题中有这些字符，请直接在正文里自行加入。 填写完成后点击“新建”即可进入正文编辑页面，如下图： 在这里可以编辑我们所需要的公文，或者直接把编辑好的文档复制到这里（请在word2003下编辑文档， wps下编辑的文档将会显示不正常），复制时请用快捷键“ctrl+c”，粘贴时用“ctrl+v”，如果正文编辑完成，可以点击“文件”，然后“保存到服务器”，即可回到表单页面，如下图： 在该页面下，右键选择提交，则“起草公文”这一步便完成，流程转入“套红”。 2、套红 上图中点击“确定”后，当前页面自动关闭，此时需要在首页里的“待办工作”里找到刚才的文件来进行套红，或者在“公文管理”的“待办公文”里查找。如下图： 在公文管理中套红是非常重要的一个环节，当公文流转到套红的节点时，一定要先选择红头模板，如下图： 然后点击“正文”查看套红效果。 上图中蓝框中的标题如果超过两行，请把行间距自行调整为28磅或29磅 当您检查完“套红”无问题后，请点击文件-套红，公文的套红工作才算完成。 在表单界面右点击提交后，流程自动转为“签章、分发”，如下图： 3、签章、分发 上图中点击“确定”后，当前页面自动关闭，此时需要在首页里的“待办工作”里找到刚才的文件来进行签章，或者在“公文管理”的“待办公文”里查找，方法如套红时一样，此处不再附图。 当流程处在签章节点时的操作： 到签章节点时，先点击“文件正文”或者点击上方的“正文”,进入到文件正文（如下图） 注意：进入正文后，在加盖公章前可以再次修改文档，但是修改完成后，必须点击“文件”中的“接受文档”，才能继续盖章。如下图： 修改好文档并接受文档后，就可以盖章了，找到 “电子签章”的按钮，如下图中所示： 如果找不到上图按钮，可以点击上面菜单栏中的“视图”，选择“工具栏”，把弹出菜单中的“iSignature”前面的勾打上即可，如下图： 此时，就可以进行盖章操作了。 （1）、首先点击电子签章按钮，如下图： （2）、在弹出的窗口中输入密码后，点击确定，如下图： （3）、把公章移动到相应的位置，点击鼠标左键便可以加盖公章，如下图：  上图加盖公章时，把输入法的图标也一同盖进去了，此时，可以用鼠标左键点击公章进行左右拖动，便可把输入法图标清除。 （4）、此时在公章上点击鼠标右键，选择“透明重设”，如下图： （5）、透明重设后，再右键公章选择“文档锁定”，如下图： 输入密码后，文档即锁定，正文内容便无法修改了，此时可以点击“文件”中的“保存到服务器”就可以进行选择接收人，然后分发文件了。 注意：盖好公章但还没有“文档锁定”时，文件正文一但被更改，公章便会自动作废，如果想重新盖章，必须右键作废的公章，点击“撤销公章”，输入密码后即可撤销。 撤消公章后，如果文档已经不需要再修改，可以点击“文件”中的“接受文档”，然后再次按上述流程盖章，之后点击“文件”中的“保存到服务器”，会返