办公室管理3第三章接打电话(385KB).pptVIP

2、给他人留言 （1）确认是否拨到要找的人的电话 （2）把你的姓名和电话号码说得清清楚楚 （3）简要表明打电话的目的 （4）明确你的留言是可以公开的 （5）给出能找到你的时间 （6）在留言的最后再次缓慢、清晰地说出你的名字和电话号码 1、避免最常见的电话失礼行为 （8）未经同意使用“免提”键 正确做法： 若想使用免提键，应先拿起话筒，与对方打过招呼，征得对方同意之后使用，必要时还应向对方解释使用的原因。 （9）“嘭”的一声挂上电话 正确做法： ● 结束通话后，应等对方挂电话之后再挂电话或者慢慢的、轻轻的挂电话； ● 此外，话筒没放好之前，不要大发牢骚、说怪话，对刚才的交谈大肆批评，以免让对方听到 2、接打电话的技巧 （1）遵守“3分钟原则” 要遵守这原则，就必须做到： ● 提前做好准备 我的电话要打给谁？ 我打电话的目的是什么？ 我要说几件事情？他们之间的顺序怎样？ 我需要准备那些文件资料？ 对方可能会问到什么问题？我该如何回答？ ● 言简意赅 若你容易失去对时间的控制，最好在电话旁贴上小纸贴 ● 当机立断 2、接打电话的技巧 （2）养成复述的习惯 好处： ● 不至于因为信息传递的不一致，导致双方误解 ● 避免了因为口误或者听错而造成不必要的损失 ● 便于接听电话者整理电话记录 以下信息尤其要注意复述： ● 对方的电话号码 ● 双方约定的时间、地点 ●