9制定采购业务内部控制制度.docVIP

9.3 制定采购业务内部控制制度 9.3.2 采购预算管理制度 采购预算是采购业务的起始环节。为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，再由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。 为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。 制度名称采购预算管理制度编 号受控状态执行部门监督部门编修部门 第1章 总则 第1条 目的 为了加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购预算管理工作。 第3条 职责划分 1．公司总经理负责采购预算的审批。 2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。 3．财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。 第2章 采购预算的编制 第4条 采购预算编制原则 1．实事求是原则。 2．留有余地原则。 3．比质比价原则。 第5条 采购预算编制目标 1．编制合理，可使采购部进行采购时按预算进行，控制采购费用的支出，节省成本。 2．方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。 第6条 采购预算影响因素 在编制采购预算时，采购部应充分考虑以下七种影响采购预算的因素，具体如下图所示。  采购预算需考虑的七大因素 第7条 采购预算编制依据 1．生产经营所需的物资数量。 2．预计的物资期末库存量。 3．本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。 4．物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。 第8条 采购预算编制方法 采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等，具体如下表所示。 采购预算方法选择明细表 采购方法优点缺点适用范围固定预算简便易行、较为直观可比性差，不利于正确地控制、考核和评价预算执行情况在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目弹性预算有利于对预算执行情况进行控制、考核和评价，避免预算的频繁修订操作复杂，工作量大适用于采购数量随着业务量变化而变化时，市场价格及市场份额不确定时的采购  （续表） 采购方法优点缺点适用范围滚动预算有助于采购支出的连续性和完整性，可充分发挥预算的指导和控制作用操作复杂，工作量大适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算增量预算简单易操作不利于克服预算中的某些不合理因素适用于由于某些计划采购项目的实现，而相应增加的支出采购项目零基预算有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益工作量大，预算成本较高适用于各种采购预算定期预算便于考核、评价预算的执行结果周期长、有一定的盲目性和滞后性适用于服务性质的、经常性采购项目的预算 第9条 编制采购预算 1．采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。 2．采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。 3．采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。 4．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。 第3章 采购预算的执行与调整 第10条 采购预算的执行 1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。 2．未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。 3．采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。 第11条 预算外采购 预算外采购行为必须经采购部经理、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。 第12条 采购预算调整前提 遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。 1．公司经营方向发生变更。 2．受重大自然灾害的影响。 3．公司内部重大政策调整。  4．外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。 5．市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。 第13条 采购预算调整程序 采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。 第4章 附则 第14条 本制度由采购部负责解释和修改。 第15条 本制度自公布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 9.3.3 供应商管理制度 中小企业对供应商的选择直接影响