会务资源部组建计划.ppt

会务资源部 组建计划 2014-03-05 部门架构 工作职责 会务流程 工作计划 会务项目工作流程 * * 内容 会务资源部 会务服务组 会员管理组 权益资源管理组 物 料 管 理 礼 仪 服 务 后 勤 服 务 会 员 管 理 会 务 申 请 会 务 策 划 会 议 场 地 管 理 合 作 酒 店 洽 谈 其 它 权 益 管 理 部门架构 会员 管理组 1，会员信息管理（权益使用登记、信息变更等、客户反馈） 2，定期为会员提供权益活动信息 1，按会员要求进行会务申请 2，确定会议场与客户需求 3，与会务组及权益组沟通协调 1，按客户要求提供会务策划 2，确认执行方案并总协调执行 会员信息管理 会务申请 会议策划 工作职责-会员管理组 会务 服务组 1，物料管理、设计、制作 2，会议室现场布置 3，现场设备（话筒、投影）调试 1，会议交通、食宿 2，活动（游玩）安排 3，现场摄影 1，礼仪小姐 2，主持人 3，签到人员 4，会议现场服务人员 物料管理 后勤服务 礼仪服务 工作职责-会务服务组 权益资源 管理组 1，管理自有及酒店会议场地信息 （名称、级别、大小、可用档期） 2，按会员管理组申请协调会议室的使用 1，与目标酒店沟通争取合作 2，与合作酒店保持良好客情 3，了解酒店反馈 1，游艇会/户外拓展项目开发及管理 2，公益性课程讲座开发及管理 会议场地管理 合作酒店洽谈 其它权益管理 工作职责-权益资源管理组 接到会员 会务申请 会员管理组 1，确定会员要求 2，提供会务方案 3，向会员反馈沟通 权益资源组 1，确定会议场地及时间 2，确定其户外活动场地 会务服务组 1，准备会场所需物料 2，准备会议所需礼仪主持人 3，会议交通、食宿准备 4，会后游玩活动安排 申请准备阶段 会员客户 会员管理组 会务服务组 1，会议现场、指示布置 2，礼仪主持人到位 3，设备调试完成 4，食宿、交通协助客户完成 5，会议现场服务及摄影 6，与会员客户及会场酒店直接沟通 现场执行阶段 权益资源组 协助会务组与会员客户沟通 协助会务组与酒店及户外场地方沟通 会场所属酒店 工作计划-会员管理组 项目 内容 备注 建立会员管理系统 1，将现有会员资料登记入册 2，定时向现有会员通知活动信息 3，及时收录新会员信息 4，会员需求了解与跟踪 建立会务申请流程 1，编写会务申请表 2，确定申请落实会议流程 会议策划标准化 1，起草标准会务策划方案模版 2，根据客户要求提供个性化会议策划方案 工作计划-会务服务组 项目 内容 备注 物料申购与登记 管理 1，将现有会务物料登记（投影笔等） 2，列举会议所需物料清单并采购（如金属指示牌等） 3，建立物料领用、申请购买、制作流程 后勤服务建立 1，建立公司自有车、租车公司、会议酒店周围餐饮信息档案 2，了解会议酒店周围户外活动资源 社仪服务建立 1，联系2名礼仪老师入会并请其提供礼仪培训服务 2，招收个人礼仪会员 3，个人礼仪会员档案建立作为会议礼仪工作人员 工作计划-权益资源管理组 项目 内容 备注 建立会议场地管理系统 1，将现有会议场地进行归档管理（地点、面积、大小、负责人、可用时间） 2，对于会员的会议场地申请 合作酒店拓展业务 1，确定目标合作酒店 2，准备完整的与酒店相关业务负责人沟通的PPT 3，说服酒店成为会员并与我们合作 其它权益管理系统 1，对现有公益讲座的讲师、课程信息进行登记管理 2，编写现有权益活动的介绍PPT（游艇、讲座等） 3，开发新的会员权益项目 4，定时通知会员其它权益活动的开展 * *