第四章电子文件管理系统2010.pptVIP

数字档案管理 《电子文件管理》 第四章 电子文件管理系统 第四章 电子文件管理系统 电子文件管理系统的含义 电子文件管理系统的特点 电子文件管理系统的开发 一、电子文件管理系统的含义 一、电子文件管理系统的含义 1、电子文件管理系统（ERKS)？ （狭义） 能够对机构产生的电子文件进行科学管理和利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值的计算机软硬件系统，尤其是与之相应的软件程序。 （广义）保证电子文件科学管理和有效利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值的管理系统。包括：软硬件系统 、技术手段、管理方法、法规标准和组织体系等。 一、电子文件管理系统的含义 2、电子文件管理系统的基本功能 电子文件的生成 电子文件的流转 电子文件的利用 电子文件的鉴定、处置 电子文件相关信息的采集 电子文件的存储和备份 电子文件的转载、迁移 支持机构正常的业务活动 一、电子文件管理系统的含义 3、电子文件管理系统与相关信息系统的关系 ERKS与信息系统（IS ） ERKS与档案管理系统（AMS） ERKS与文件（管理）系统（FMS ） 信息系统（IS)与ERKS 信息系统： 完成特定的业务目标（人事管理、财务管理、项目管理、办公管理） 能够实现数据信息的输入、处理、存储、输出和反馈功能 由一系列相互关联的元素或部分组成 基于计算机的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和处理过程组成。 信息系统（IS)与ERKS 信息系统模型： 信息系统（IS）与ERKS 信息系统（IS) 与ERKS的两种关系： 嵌入关系 以信息系统为母体，将电子文件管理所需实现的功能嵌入其中，即通过对作为母体的业务信息系统的改造（二次开发），使得原信息系统能够对产生的电子文件进行科学管理和利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值。 接合关系 在将必要的文档管理功能嵌入各业务信息系统后，设计一个独立的电子文件管理系统，并通过标准的数据接口，保证该系统和各业务信息系统在文件数据流上的无缝连接和文件管理上功能集成。 档案管理系统（AMS）与ERKS 档案管理系统（AMS）： 用于对档案实体和档案信息进行管理，完成档案的收集归档、整理编目、检索利用和编研开发等各项业务的信息系统。（档案室档案管理系统、档案馆档案管理系统等） 档案与文件的关系： 文件是档案的前身，档案是文件的归属。 档案管理系统（AMS）与ERKS 档案管理系统（AMS）与ERKS的关系示意图： 文件管理系统（FMS)与ERKS 文件管理系统（FMS) ： 操作系统中负责管理外存空间中的文件的管理程序。 文件管理系统的功能（FMS) ： 统一管理外存，负责存储空间的分配和回收 确定文件信息的存放位置及存放形式 实现从名字空间到外存地址空间的映射，即文件按名存取 实现对文件的各种控制操作（如建立、撤销、打开、关闭）和存取操作 实现文件信息的共享，提供各种文件保密和保护措施 FMS与ERKS是完全不同的概念： 不同管理对象：计算机文件/文件 不同性质：系统程序/应用程序 二、电子文件管理系统的特点 二、电子文件管理系统的特点 1、与业务活动密切关联 二、电子文件管理系统的特点 为此需要详细分析、分解机构的业务 二、电子文件管理系统的特点 2、全面性 电子文件管理系统全面控制着电子文件的生成、管理与处置，涵盖电子文件的采集、组织、分类、鉴定、保存、检索利用与最终处置的各个方面。 电子文件管理系统全程实施着对电子文件的连续（非间断）性管理 二、电子文件管理系统的特点 3、技术与管理要求的特殊性 注重信息的完整（三要素） 强调信息和系统的安全 备份、容灾要求较高 二、电子文件管理系统的特点 4、多样性 为什么？ 所关联的信息系统不同（财务、营销、人事、不同行业信息系统） 与信息系统的关系不同（嵌入、接合） 支持其运行的技术平台不同 文件管理需求不同 三、电子文件管理系统的开发 三、电子文件管理系统的开发 三、电子文件管理系统的开发 * * 数字档案管理 信息系统 输入 输出 反馈 IS ERKS IS IS IS ERKS IS AMS与ERKS的不同： 对象不同 功能不同 AMS与ERKS的关联： 数据交换关系（移交、调用） 功能延续关系（如元数据采集） ERKS AMS 数据接口 计算机术名 FAT：File Allocation Table NTFS：New Technology File System 数字档案管理 文件 业务活动 文件系统 成为证据 组织在 形成 管理 决定其功能 支持