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高校秘书工作现代化的长期任务来对 待。有些高校秘书人员还不能很快接受和适应新系 统所提供的功能,还可能有些人对新系统不够理解 并抱着怀疑的态度,这些都不利于办公自动化的正 常发展。 三、办公自动化对高校秘书工作的影响 1.办公自动化能够提高工作效率和工作水平 高校秘书工作是一项参谋性、辅助性的工作,其 工作对象具有复杂性和多变性的特点,内容包括辅 助决策、综合承办、公文办理、会议组织、信息处理、 调查研究、机要保密、信访工作等。在传统的工作环 境中,秘书工作的开展多数借助于纸笔进行纸面工 作,通过电话、电报、信函等进行信息传递和交换,工 作速度较为缓慢,工作效率难以提高。实现办公自 动化后,高校秘书工作的部分业务工作可以借助先 进的办公设备进行处理,实现文字处理、信息传递、 存贮与检索的现代化,极大地提高工作速度和工作 效率。网络时代的来临,使得信息的采集渠道更多、 更新更快、内容更全,资料收集更加方便,文件处理 灵活高效。 2.办公自动化对高校秘书工作科学化、规范化 和标准化的要求 秘书工作,在某种程度上来说也可以看作是一 种以信息处理为主要特征的办公活动。一方面,现 代社会日益要求信息的存储、处理和利用遵循科学、 规范、标准的基本原则,才能够迅速从纷繁复杂的信 息流中挑选有用信息,为秘书工作提供科学的依据, 才能及时地处理和传递,进行正确的计划和决策。 另一方面,计算机信息处理本质上是数学计算,这种 严格的数学化行为要求文秘办公行为高度科学化。 所谓科学化,就是秘书工作要有章可循,有切实可行 的工作标准、操作程序和控制措施,建立健全科学的 操作规程。 3.实现办公自动化,运用新的办公手段,要求高 校秘书人员必须具备相应的素质与技能 办公自动化是现代化的社会结构、现代化办公 室工作和较高水准的办公室工作人员的综合效应, 它对秘书人员的业务素质提出了严格要求,如不迅 速提高业务素质,就不能适应办公自动化的要求,将 会被淘汰。 四、办公自动化对高校秘书人员提出了新的要求 办公自动化的实现从方方面面对传统高校秘书 工作提出了挑战,如何正确运用好办公自动化,提高 高校秘书工作水平,实现高校秘书工作的现代化,这 对每一位从事高校秘书工作的人来说都是一个值得 思考的问题。 1.积极转变思想观念,提高对办公自动化的重 视程度,从思想观念上充分认识到办公自动化实现 的必要性和长远功效 办公自动化是一个全新的概念,是信息社会的 重要标志之一。高校秘书人员必须尽快转变思想观 念,跟上形势和时代的发展步伐。在高校办公自动 化大发展的新形势下,过去那种不合时宜的旧观念、 旧框框和习惯做法已不能适应办公室秘书工作的需 要。在新的历史发展阶段,秘书人员只有更新观念, 转变工作方法,高度重视,积极学习先进的办公自动 化思想,使办公自动化意识成为一种“自觉”,才能确 保不被时代发展、科技发展的大潮抛弃,才能保证秘 书工作高效、有序地运作。 2.强化学习意识,提升自身能力 办公自动化是一个高效的人机交互系统,在这 个系统中,具有现代思想和技能的人始终是活动的 主体。作为秘书工作人员,不仅要学习秘书工作的 业务知识在实际工作中加以运用,更要加强办公自 动化理论学习,接触尽可能多的新技术,完善自己的 知识结构。要积极参加办公自动化方面的培训,掌 握一定的计算机软硬件知识。秘书工作千头万绪, 错综复杂,秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印 机等现代办公手段,尤其要掌握计算机信息处理技 术和网络技术,熟练使用办公自动化软件(如Word、 Excell、Powerpoint),有能力、有条件的甚至可以向系 统开发等高级应用技巧发展,以适应新环境对高校 秘书的新要求,充分发挥高校秘书职能。 3.增强安全防范意识,做好保密工作 保密工作是高校秘书工作的重要组成部分,保 守国家秘密是秘书人员肩负的职责和义务。在办公 自动化的环境中,秘书人员的保密工作呈现出了新 的特点,增加了保密的难度。尤其是网络技术飞速 发展的今天,文件档案的传播途径急剧增多,泄密渠 道也日益增多,各种信息载体如磁盘、磁带、网络等 都可能成为“黑客”攻击的对象;另一方面,窃密手段 也日益现代化,各种高科技手段如互联网、激光技 术、人造卫星、红外遥感等技术均已被利用到现代窃 218 浅析办公自动化环境下的高校秘书工作 孟庆波 　　[摘要]随着科学技术的发展,办公自动化日益成为高校秘书工作不可或缺的 条件,笔者阐述了办公自动化对高校秘书工作的影响以及高校秘书应如何适应办 公自动化。 [关键词]办公自动化;高校;秘书工作 [关键词]孟庆波,山东艺术学院党办院办(山东济南　250014) 　　随着科学技术和社会经济的迅猛发展,特别是 计算机软硬件技术、网络通讯技术、多媒体技术的发 展和广泛应用,办公自动化已经越来