常见公文基础知识.pptVIP

?? 1、问函 ??? 问函，即去函，是向没有隶属关系的有关单位商洽工作、询问事情、请求批准等。一般应有标题、主送机关、正文、发文机关署名、发函日期等内容。 ??? 标题。由单位名称、“关示ｘｘ问题”与“函”组成。比较简单函，如信函、使函等，可不要标题，开头就是主送机关。 ??? 主送机关。即收函的机关。所有的“函”，都有主送机关。 ??? 正文。开头，说明去函的缘由，即去函的目的、根据、理由等。要开门见山，直接切入主题。比如，商调干部，理由是工作需要；商请财政部门批准经费，理由是经费困难或新增项目或其他原因等。中段，询问、商洽、清求批准的事项，请求办理有关事项，都要写得具体、准确、精练、清楚。必要时可以议论，但议论不能过多，不可喧宾夺主。凡是与要表达的内容无关的，可以不写。要遵循一事一文的规则，切忌罗列很多问题，抓不住主题和重点。结尾，问函的结尾用语要得体，可用“即请复函”、“盼复”收尾。也可以写一些表示感谢、客气的用语，如：“特此感谢”，“请函复为荷”等。 ??? 2、复函 ??? 复函，即答复来函的公文，也叫回函。不相隶属的单位来函商洽工作、询问事情、请求办理有关事项和请求批准等，收函单位研究并确定明确的意见后，应给来函单位以明确的答复。除正文之外，其写法和格式与问函相同。 ??? 标题。由单位名称、“关于x x问题”与“复函”组成。便函、信函，可不要标题。 ??? 正文。复函开头的写法与批复的写法大致相同，即先引述来文或来文标题，有发文字号的还要加括号引述发文字号。复函是平行机关之间、不相隶属机关之间的行文，语气要平和、谦恭、礼貌，以尊重对方。比如，“x月x日贵单位关于x x来函已收悉，经研究同意或经研究，现回复如下。中段，要针对问函所商洽或询问的事情或请求批准的事项，作出明确具体的答复。内容比较多的，可以分条一一列出，做到开门见山，结构严密、条理清楚，文字精练，语气要真挚诚恳，用词要准确、恰当、朴实，易读易懂。结尾，视复函的内容确定。有的在中段写完，正文即结束，没有结尾；有的可用“特此函复”或“此复”作结尾语。 * 1、综合性 会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。 2、指导性 这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项；因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。 3、备考性 一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。 * 1、办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要； 2、专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。 * 1、集中概述法----这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。 2、分项叙述法----召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。 这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基 层全面领会、深入贯彻的会议。 这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较 多，可分条列述。 3、发言提要法----这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。 这种写法能比较如实地反映与会人员的意见，某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。 * 工作计划 ????工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。 工作计划实际上有