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1 档案工作实务考试大纲 第一章 文件管理 第一节 文件 一、文件的概念与属性 一文件的概念 王健主编的《文书学》21世纪档案学系列教材中对文件定义作了如此表述文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。 中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》DA/T1-2000的文件定义是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 从日常使用来看“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。 二公务文件的特点 1公文由法定作者制发 2公文具有法定的权威性和现行效用 3公文具有规范的体式和特定的处理程序 二、文件的种类 一通用公文 通用公文一般是指党政机关的规范性文件。 1、命令令 2、公报、公告和通告 3、决定和决议 4、指示 5、意见、条例和规定 6、议案和报告 7、请示和批复 8、通知和通报 9、会议纪要 10、函 二事务文件 事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务用来沟通信息安排计划总结经验调查研究问题指导工作的一类公文。 1、计划 2、总结 3、简报 4、工作要点 5、汇报提纲 第二节 文件的形成与处理 一文件的拟写 一文件拟写的基础 1领会意图明确目的 2调查研究获取材料 2 3总体构思拟写提纲 4起草初稿认真修改 二文件拟写的相关规范 1行文规范 2结构规范 二、文书处理程序 文书处理是指围绕文件的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节。 一收文处理 1签收 2登记 3审核 4分送 5传阅 6拟办 7批办 8承办 9催办 10注办 11归档销毁 二发文处理 1拟稿 2核稿 3签发 4编号 5缮印 6校对 7用印 8登记 9分发 第三节 文件整理与归档 一、立卷 一立卷基础 1立卷的概念和含义 文书处理部门或人员将办理完毕的具有保存价值的文件材料根据文件之间固有的联系及形成的规律组成案卷的过程称为立卷。 2、立卷特征及其运用 二立卷环节的选择 1部门立卷 2文件处理部门与机关档案室结合立卷 二立卷的准备工作 1立卷工作会议 2立卷业务培训 3 3文件材料的收集和清理 4机关档案室在立卷工作中的作用 三拟订或修订立卷类目 1、立卷类目的概念 2、立卷类目的拟制修订 3、立卷类目的结构和内容 四平时归卷 1平时归卷的概念 2平时归卷的目的 3平时归卷的主要措施 五卷内文件的排列与编目 1排列卷内文件 2编页件号 3填写卷内文件目录 4填写卷内备考表 5拟写案卷题名 6填写案卷封面 7装订案卷 六案卷的排列与编目 1排列案卷 2编制案卷号 3编制案卷目录 二组件 一组件的意义 1有利于提高和控制档案的质量 2有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率 3便于深化档案信息资源的开发、利用和管理 4更适应现代化的计算机管理 二组件的方法步骤 1装订 2分类 3排列 4编号 5编目 6装盒 三、归档 归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室馆保存的过程。 一归档范围 二归档时间 三归档要求 四归档工作内容和步骤 4 第二章 档案管理 第一节 档案收集 一、档案收集的内容和要求 档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。 一档案收集的内容 1档案室接收本单位需要归档的文件材料。 2档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案。 3档案馆接收撤销机关的全部档案。 4档案馆征集散存在社会上的档案。 5档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案。 二档案收集的要求 1科学组织。 2信息完整。 3结构优化。 4标准控制。 二、档案室的收集 一加强对归档制度的宣传 二对文件形成的超前控制 三对文件积累、归档的监督和指导 四全面检查归档的质量 五加强平时收集工作 三、档案馆的收集 一档案馆的收集范围 1各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围 2各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围 3中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围 二接收要求和手续 1.接收要求 2. 交接文据 三现行机关档案的接收 1接收期限 2接收方法 四撤销机关档案的接收 五重大活动档案的接收 六社会散存档案的征集 第二节 档案整理 一、档案整理概述 档案整理就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目使之有序化的过程。 一档案整理的类型 1系统排列和编目 5 2局部调整 3全过程整理 二档案整理的内容和步骤 1区分全宗。 2全宗内档案的分类。 3立卷组件。 4案卷件的排列。 5档号的编制。 6案卷目录归档文件目录的编制。 三档案整理的原则 1保持文件之间的历史联系 2充分利用原有的整理基础 3便于档案的保管和利用 二、全宗 一全宗的概念 全宗是一个国家机构、社会组