2008年兼职档案员培训 湖北美术学院.ppt

2013年兼职档案员培训 湖北美术学院档案网络管理系统操作说明 ?登陆档案网络管理系统 ?修改密码 ?著录卷内文件信息 A 添加案卷 B 修改文件信息 C 删除文件 D 上传材料信息--上传全文、 上传 图像、上传音频、视频 等多媒体文件 ?打印目录 ?档案查询 一、登陆档案网络管理系统 ?进入学校主页 ?点击“馆藏档案”—“档案馆”—“档案管理系统登录”—“登录入口”进入档案馆网页 ?填写 “档案系统登陆”中的用户名、密码——点击“登录”（如右图） 二、修改密码 各单位可以对密码进行修改，具体操作是: 进入档案网络管理系统——点击“系统设置” 三、著录卷内文件信息 ? 1、 添加案卷 ? 2、 修改文件信息 ? 3、上传材料信息 （1）添加案卷 ? A 点击档案网络管理 系统右边档案文件 信息管理下的“添 加案卷” ? B 弹出“添加案卷”框，对以下内容 进行填写： 著录时具体要求： 2） 修改文件信息 ? 若著录完案卷或文件信息后发现有错误要对已著录的文 件信息进行修改，点击 “编辑” 按钮 弹出“编辑案卷”框，将要修改的内容进行修改后，点击左下方的“保存” 按钮进行保存，即修改完成，修改完后点击“关闭” 按钮退出 3）上传材料信息 ? 上传全文 ? 上传图像 ? 上传音频 ? 视频等多媒体文件 附注：主要介绍“上传图像”，其余可参照操作 上传图像 如果有与著录的案卷或文件（如实物档案等）相对应的数码像片，必须将数码照片 上传，具体操作为： ? 1、点击系统界面右边档案文件信息管理界面下具 体案 卷或文件条目右边的“图像”按钮，弹出 “文件、 案卷相关图像”框  ? 2、点击“点子文件上传”或“浏览”，选择要上传的图像 （一次可以选择多张），点击“上传”,电子图像即上传 到档案网络管理系统；若上传错误可以点击图像条目的“ 删除”按钮进行删除 四、打印目录 （以打印案卷移交目录为例，其余目录的打印方法相同） （一）、打印案卷移交目录 在纸质、照片、声像、实物、电子等档案实体移交综合档案室以前，必须先打印案卷移交目录（交接双方凭此清点和办理移交手续），具体操作为： ? 1、选中要移交的案卷（鼠标指向要移交的案卷条目左边的选择方框即可选中） 2、点击“队列打印”，把案卷/文件添加到打印队列  3、单击“打印队列”，查看代打印的案卷，同时对不  需要的案卷也可以进行删减  4、点击“打印当前”，弹出“目录打印”框 5、选择“案卷移交目录（横）”6、选择“仅打印‘打印队列’中的文件（对归档 文件、卷内、案卷、自定义目录有效）”7、点击“打印预览”，进入“案卷移交目录（横向）打印”界面，进入打印预览界面进行预览8、检查无误，点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面点击“打印”进行打印 六、档案查询 系统为用户提供两种查询接口 ?一：综合查询（跨表查询） ?二：针对具体档案表的查询（表内查询） 1、综合查询 ?综合查询就是对系统内所有表进行查询，它可以提供给所有用户使用，包括非没有账号的访问者。 ?用户只要输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。 ?如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。 ?点击“选择档案表”的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表，以供用户选择查询范围。 * 登陆档案网络管理系统 修改密码 著录卷内文件信息 编辑文件信息 添加案卷 上传材料信息 打印目录 档案查询 进入档案网络管理系统36/ 进入档案网络管理系统，也可直接输入36/ 修改密码—点击“修改”密码修改完成，下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。 输入人姓名 输入员 17 选择 文种 16 选择 文本 15 选择 载体 14 文件的发文字号[如：湖美党字（2012）003号] 文号 13 表达文献主题规范化的词或词组 主题词 12 整理文件单位 归档单位 11 文件形成时间（以阿拉伯数字标注，如