电子公文线上签核系统操作手册1011217.doc

電子公文線上簽核系統 操作手冊 目錄 一、系統範圍 3 二、系統作業流程圖及作業程序 6 三、登入系統/個人資料設定 8 （一）一般身分登入 8 （二）兼職身分登入 9 （三）登入系統後，主畫面上方將出現個人基本資訊 10 （四）個人基本資料查詢與設定 10 （五）個人常用詞彙設定 12 （七）預設流程設定 15 四、公文製作 18 （一）公文製作 20 （二）電子附件夾帶 28 （三）流程關卡設定 30 （四）公文列印與傳送（請注意環境設定） 32 五、承辦人作業 34 （一）流程公文：別人會辦非自己承辦的公文資料夾。。 34 （二）經辦公文：自己承辦未送出或已結案的公文資料夾。 35 （三）公文追蹤：自己承辦且送出並在流程中的公文資料夾。 36 六、單位主管作業 37 （一）修改公文內文與填寫簽辦意見（必填） 37 （二）加減會辦關卡（可選擇單位或人員） 40 （三）退文程序 42 七、公文會辦 43 （一）登記桌作業（分文作業） 43 （二）會辦單位承辦人員(簽辦意見、陳核作業) 44 （三）會辦單位一、二級主管（簽辦意見、加會其他關卡及傳送） 45 （四）流程簽會規則 46 八、核判作業（權限同單位主管） 47 （一）修改公文內文與填寫簽辦意見（必填） 47 （二）決行作業 48 九、核判後承辦人作業 50 （一）各關卡簽核記錄瀏覽與列印 50 （二）刊登佈告或副知通知作業 52 （三）結案存查或送秘書室文書發文 54 十、代理人作業 56 十一、登記桌分文作業（外來文） 57 十二、承辦人外來文會辦作業 59 （一）外來文退文作業 59 （二）外來文會辦作業 60 （三）外來文覆文作業（1.先創函稿2.再與外來文結合3.設流程關卡） 61 十三、公文查詢 63 （一）公文查詢作業 63 （二）公文複製作業 64 一、系統範圍 本電子公文表單系統的主要功能項目如下： （一）公文製作：為標準規範公文格式包含創簽、函、書函、令、開會通知、公告，及內部書函、內部開會通知、內部公告等公文格式。 （二）登記桌作業：此作業為權限管制必須有登記桌作業權限人員才有的作業功能。 1.分文作業－外來文從秘書室文書分文至承辦單位的公文存放資料夾。 2.會辦作業－由其他單位會辦本單位的公文存放資料夾。 3.登記桌代理－登記桌人員請假時，需要設定其他有登記桌權限的人為代理人。 （三）承辦人作業： 1.流程公文－由其他人所會辦的公文會存放在此資料夾。 2.經辦公文－自己所承辦的公文且未傳送簽核、已傳送且已決行、已傳送未決行或被退回等公文所存放的資料夾。 3.公文追蹤－自己所承辦的公文已傳送且在流程中的公文清單資料夾。 4.經手公文－由他人會辦的公文，經過自己的關卡辦畢傳送後，將在此資料夾暫存。 5.副知公文－他人所承辦的公文已決行，被以副知通知的公文清單資料夾。 （四）公文查詢： 1.流程公文查詢－自己所屬部門下所有承辦人承辦的公文已傳送且在流程中的公文清單資料夾。 2.逾期公文查詢－提供自己所承辦外來文已逾限辦日期但尚未結案的公文清單資料夾。 3.歷史公文查詢－自己承辦的公文其流程皆已結束，並執行內部存查、送秘書室文書結案、送秘書室文書發文等作業之公文資料，依照內部存查、收文及發文公文查詢、等大分類可連結瀏覽、列印及複製公文。 （五）公文管理：此作業為權限管制，必須有總收發作業權限人員才有的作業。包含單位基本資料、部門組織架構、人員帳號權限等設定，總收發前置作業、發文登錄、收文登錄、點收作業、歸檔調卷作業及相關統計報表等作業。 （六）資訊管理： 個人電話、E_mail、常用詞彙、正副本群組、預設公文流程及請假時代理人設定等基本資料設定。 ＊＊名詞定義 ＊＊ 收發文號：外來文經秘書室文書收文後，系統會給於機關總收發文號（0960000123）；發文函稿經校長決行後，承辦人送秘書室文書簽收並稿轉函後，系統會給於機關總收發文號（0960000124）。 創稿文號：承辦人製作一份簽稿並儲存後，系統會給創稿文號（B0960101001），創稿文號分類如下：B：函、書函、令、公告、C：創簽D：開會通知F：內部書函、內部公告G：內部開會通知 承辦人員：公文的原始創稿人，或外來文經分文指定的原承辦人。 直屬單位主管：承辦人的組長/處長、系主任/院長，稱之為直屬單位主管。 會辦人員：公文流程中，被會辦到的其他單位所有人員，不論是組員或者主管皆稱為會辦人員，一般分為：會辦單位承辦人、會辦單位主管。 單位登記桌：各單位中負責處理公文分文的作業的人員，一般是單位主管兼任，或其他辦人兼任。  系統首頁畫面 二、系統作業流程圖及作業程序  三、登入系統/個人資料設定 （一）一般身分登入 1.瀏覽器IE→公文主機網址