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投资银行业务保荐工作底稿档案管理指引 华泰联合证券投资银行业务 保荐工作底稿档案管理指引 第一条 为提高投资银行保荐业务工作质量，控制保荐 业务风险，根据《证券法》、《证券发行上市保荐业务管理办法》、《证券公司内部控制指引》、《关于证券公司从事股票发行主承销商业务有关问题的指导意见》等法律法规和公司《证券发行上市保荐业务管理办法》、《发行人质量评价标准指引》、《投资银行业务尽职调查工作指引》及《投资银行业务持续督导工作指引》等投行业务管理制度的要求，特制定本指引。 第二条 开展公开发行证券保荐业务(包括首次公开发 行和上市公司发行新股、可转换债券等)，应按本指引和公司《投资银行业务尽职调查工作指引》关于工作底稿的要求建立保荐工作底稿档案；投资银行财务顾问业务和债券发行业务等，参照本指引的要求建立相应的业务底稿档案。 第三条 保荐工作底稿档案是对发行人质量进行评价， 以及公司、保荐人员出具有关尽职调查报告和相关推荐文件的佐证证据和支持文件。项目组应当为每一项目建立独立的保荐工作底稿。保荐代表人必须为其具体负责的每一项目建 立尽职调查工作日志，作为保荐工作底稿的一部分存档备查。 第四条 保荐工作档案不应只限于本指引规定的内容， 应根据实际情况全面搜集与发行人重要事项相关以及与保荐风险密切相关事项的各类资料和证据。 从事保荐业务的人员应根据各类业务的特点和具体要 求，补充收集必要的相关资料。对债券业务，还应收集担保人的有关资料(营业执照、财务报告及其审计报告等)；对非公开发行、资产重组等业务，还应收集注入资产及资产注入方的有关资料。 第五条 对首次公开发行项目，可分阶段建立保荐工作 档案，但在出具辅导工作总结报告前应有较完整的阶段性保荐工作档案，其底稿所涉及的内容应至少能够为发表辅导验收申请意见提供充分的支持。 第六条 从事保荐业务的人员原则上应按本指引附件中 第一部分保荐机构尽职调查文件、第二部分保荐机构从事保荐业务的记录、第三部分申请文件及其它文件的基本内容，分大类编制保荐工作档案目录，大类下的子(细)目录可自行编制(与正式申请文件中的资料有重叠的部分，可采用引证方式注明)，并按申报文件的形式装订整齐，编制页码，以便验收、查阅和保管。 上述保荐工作档案中，项目组制作的材料应附相应的电 子文档并提交至项目信息管理平台存档备查。 第七条 从事保荐业务的人员分阶段建立保荐工作档 案，公司可定期或不定期对保荐工作档案的建立和完善情况进行抽查。立项和内核预审阶段，审核人员现场预审时应检查立项和内核阶段前的工作底稿。向证监会报送申请前，保荐代表人应撰写和签署发行保荐书、发行保荐工作报告、招股说明书验证版，并取得发行人关于其所提供文件资料真实、准确、完整、合法、有效的承诺函或声明书。投行业务支持总部审核部应当定期对保荐工作日志进行检查，并对保荐代表人进行年度考核和评定。 第八条 从事保荐业务的人员在搜集和整理保荐工作 档案时，应特别注意甄别保荐工作档案所反映的内容的真实性和客观性，以及保荐工作档案的有效性。必须完善有关取证的必要手续，如在有关保荐工作档案中注明资料来源、“与原件核对相符”、加盖发行人公章(页数较多的资料要求盖骑缝章)、发证部门盖确认章、发行人董事签字、被调查或访问或与会人员签字、底稿编制日期、底稿编制人及复核人签名等，以明确相应责任，尽可能搜集对发行人重要(大)事项以及与保荐风险密切相关事项证明力最强的证明文件和资料，增强保荐工作档案的证明力。 第九条 保荐工作档案的建立和移交原则上分为两个 阶段，即尽职推荐期与持续督导期。尽职推荐阶段包括改制辅导、内控审核文件、申报文件、反馈意见及回复、封卷稿、发行上市文件。持续督导文件包括发行人新股发行上市且持续督导期开始到持续督导期结束的全部底稿文件。 第十条 尽职推荐期工作档案要求在完成发行并上市 后二个月内，由从事保荐业务的人员(项目负责人)将项目承揽至挂牌上市的项目保荐工作档案移交到投行业务支持总部综合部(以下简称“综合部”)，应由投行业务支持总部审核部(以下简称“审核部”)和投行业务支持总部市场部(以下简称“市场部”)提交的项目文档，于项目发行上市后二个月内由审核部和市场部移交给综合部，综合部收到上述档案后15日内完成验收并移交公司综合管理部存档。 持续督导期工作档案要求在持续督导期结束后二个月 内由保荐人员提交综合部，综合部收到上述档案后15日内完成验收并移交公司综合管理部与前述档案合并存档。 发生中途终止的项目，保荐人员(项目负责人)须于项目 终止后二个月内将项目工作档案移交给综合部验收并存档； 从事保荐业务的人员(项目负责人)保证保荐工作档案 的真实、准确、完整，并负责移交档案前的档案整理工作。 保荐工作档案由公司综合管理部负责保管，保管期不少