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项目五 会展接待工作 任务一 会展接待方案 一、会展接待的准备 （一）充分收集参加对象的情况 1. 参加对象的基本情况; 2. 参会的目的、意图和背景; 3. 抵离时间和交通工具。 任务一 会展接待方案 一、会展接待的准备 （二）参加对象信息的途径和方法 1. 汇总回执、报名表和申请表； 2. 查阅历次会议活动的档集资料； 3. 请有关部门提供情况； 4. 要求参加对象出示有效证件。 任务一 会展接待方案 二、拟订会展接待方案 （一）会展接待的一般内容 1. 接待方针 2. 接待规格 1）迎接、宴请、看望、陪同、送别； 2）会议活动过程中主办方安排宴请、参观、访问、游览、娱乐活动的次数、规模和隆重程度； 3）主办方确定的参加对象的食宿标准。 3. 接待内容 4. 接待日程 5. 接待责任 6. 接待经费 任务一 会展接待方案 二、拟订会展接待方案 （二）会展接待方案的写法 （1）标题 （2）正文 （3）提交方案的会务工作机构 （4）提交方案的时间 任务二 接站程序 一、接站的意义 　会议接待人员前往机场、码头、车站迎接参加对象，这项工作叫做接站。 任务二 接站程序 二、接站工作的程序和要求 （一）确定迎接规格 （二）组织欢迎队伍 （三）树立接站标志 （四）掌握抵达情况 （五）热情介绍 任务二 接站程序 三、引导工作 （一）引导工作的含义和意义 　引导是指会议活动期间会务工作人员为参加对象指引会场、 座位、住宿的房间以及参加对象所要打听的地方的路线、方向和具 体的位置。引导虽然看似小事，但却能给参加对象提供许多方便， 使他们感到亲切。 （二）引导工作的要求 负责引导的礼仪人员要统一着装，熟悉会场的布局以及各种配 套设施的情况。大型会议活动的礼仪人员迓要了解本地的交通、旅 游、购物等情况，以备参加对象随时咨询。国际性会议的礼仪人员 还要会熟练使用外语。 任务三 报到与签到 一、报到工作 （一）查验证件 （二）登录信息 （三）接收材料 （四）发放文件 （五）预收费用 （六）安排住宿 任务三 报到与签到 二、会议签到的作用和方式 （一）会议签到的作用 1.便于统计实到人数 2.检查缺席情况 3.留作纪念 4.历史凭证 （二）会议签到的方式 1.簿式签到 2.表式签到 3.电子签到 任务四 看望与会见 一、看望和会见的区别 看望是礼节性的，主要起表示欢迎和慰问的作用； 会见也具有礼节性，但主要起交换意见的作用。 任务四 看望与会见 二、看望与会见的安排及要求 （一）确定出面人 （二）安排时间和地点 （三）通知 （四）陪同和记录 任务五 食宿安排 任务五 食宿安排 一、安排饮食 （一）安排饮食的要求 1. 饮食卫生 2. 规格适中 3. 照顾特殊 任务五 食宿安排 一、安排饮食 （二）安排饮食工作的程序 1. 制订饮食工作的方案 1）就餐标准； 2）就餐时间； 3）就餐地点； 4）就餐形式； 5）就餐人员组合方式； 6）就餐凭证； 7）保证饮食安全的具体措施。 任务五 食宿安排 2. 预订餐厅 1）餐厅大小是否能够容纳会议活动全部就餐人员。 2）餐厅的卫生条件是否达到规定的标准。 3）饭菜品种和质量否满足要求。 4）餐厅号会场和代表驻地的距离是否适当。 5）价格是否合理。 任务五 食宿安排 3. 印制和发放就餐凭证 4. 统计就餐人数 5. 商定菜谱 6. 餐前检查 7. 餐后反馈 任务五 食宿安排 二、安排住宿 （一）安排住宿的要求 1. 住地相对集中 2. 距离会场较近 3. 设施齐全、确保安全 4. 合理分配、照顾特殊 5. 规格适中，勤俭节省 任务五 食宿安排 (二)住宿安排工作的程序 1. 制订住宿安排工作方案 2. 统计住宿人数 3. 分析参加对象的情况 4. 确定预订房间的数量 5. 预订宾馆和房间 6. 分发房间钥匙 任务六 作息时间安排 一、会议活动作思时间的构成 １.就餐时间。包括每天早、中、晚三餐的时间。 ２.每天上午、下午会议活动的开始、结束和休息 时间。 ３.会议活动辅助活动的时间，如晚上的娱乐活动 时间安排。 ４.茶歇时间。 任务六 作