Secretary涉外文秘三级 复习重点.docVIP

※会议管理※ ?2007/11?会议筹备方案的内容：①定会议主题与议题（要素：切实的依据，符合本单位实际，明确的目的）②确定会议名称③确定会议议程（主持人、发言人、讨论方式）④确定会议时间和地点⑤确定所取设备和工具⑥确定会议文件范围做好复印工作⑦确定会议与会代表的组成⑧确定会议经费预算⑨确定会议住宿和餐饮安排⑩确定会议筹备机构，人员分工。 筹备方案的作用⑴确保会议的周密组织⑵确保会议服务质量和沟通协调到位⑶确保领导的意图得以贯彻执行。 ?2009/5?远程会议的特点：⑴远程会议具有节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录，交流更加直接和简短的优点。⑵远程会议应事先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约。⑶会议程序，议程及其他材料必须尽量寄给与会人员。⑷远程会议要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。 会务机构分工的要求：⑴要根据会议规模和类型组织人员队伍⑵会务机构要分工明确，责任到人⑶加强协调，定期沟通 ★会议筹备方案制定程序为：组建会议筹备委员会→分成筹备小组→形成筹备方案→领导审核方案 ★会务筹备情况检查内容：①会议准备是否充分②会议期间是否能够排除各种干扰③环境条件与用品准备④文件材料的准备情况⑤会场布置情况的检查⑥会议保卫工作的检查⑦检查的其他内容。 ★会务筹备情况检查结果形式：⑴书面⑵口头⑶协调会 ?2009/5?会务筹备情况检查方法：（1）听取会议筹备人员的汇报①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。③选择的汇报时间咱正当其时。④对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时调整加强。（2）会前现场检查①确保所有事项都条理清晰。②注意气味。③设立入场登记台④佩戴徽章，名牌。⑤准备接待休息室。⑥安排接待、服务人员。 ★会议审核内容：⑴审核文件的准确性和完整性⑵审核会议文件的内容（①文件与议题的关系②审核文件是否存在与国家组织方针相冲突的内容③审核文件是否经过调研，是否符合实际④提交会议讨论文件是否与有关部门会商，并争取一致意见⑤审核是否做到中心突出，观点明确事实准确。） ★会议审核方法：①对校法②折校法③读校法 ★会议文件审核步骤：①起草文件的秘书对文件自审②主管秘书进行文件初审③如涉及部门较多要进行会审④审核修改之后，由主管领导进行终审。 ★与领导沟通会议事项原则：时间性，及时性，全面性 ★与领导沟通会议事项的效果检查注意：①双方讨论结果尽快部署落实②要保持定期沟通③在会前，会中，会后不同时期沟通中突出各自重点。 ★分配会议组织工作考虑因素：⑴成员工作经验⑵承担的工作总量⑶统筹分配任务⑷考虑会议成员特长爱好⑸组织会议共同讨论成员分配，公开化讨论分配工作⑹有灵活性的实施，通过监督和检查，发现问题及时调整。 ?2007/11?会议应急方案的内容：（1）会议举行过程中可能出现的问①人员问题②场地问题③设备问题④资料问题⑤健康与安全问题⑥行为问题（2）出现问题时负责解决的工作人员。 ?处理会议突发事件的方法：⑴处理人员问题⑵处理场地问题⑶处理设备问题⑷处理资料问题⑸处理健康和安全问题⑹处理行为问题。 ★会议应急方案的制定程序：预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案。 ★推进会议进程原则：⑴认真倾听，尽量避免打断谈话⑵树立自信⑶消除交流障碍⑷强调问题⑸使用人际交流技巧，接受他人积极有益的批评。 ★提示会议按计划进行的程序为：了解议题和议程→准时宣布开会→有效引导议题 ★会议经费使用的主要方面：①文件资料费②邮电通讯费③会议设备和用品费④会议场所租用费⑤会议办公费⑥会议宣传交际费⑦会议住宿补贴费⑧会议伙食补贴⑨会议交通费⑩其他开支。 ★会议经费使用程序为：申请经费→主管领导审批→财务部审批→财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出。 ★会中突发事件类型：①人员问题②健康与安全问题③行为问题。 ★处理会中突发事件程序为：向领导报告→启动会议应急方案→实施应急方案→必要时向公共应急机构请求支援→善后工作。 ★突发事件与规章制度：⑴应急方案定期检查制度⑵突发事件的第一时间报告制度⑶各种应急设施的检查维护制度⑷值班人员责任到人制度 ★会议总结方法：会议记录,会议简报，会议文件 会议总结要求：（完整性，协调性，比例性）①根据岗位责任制和工作任务书内容逐条对照检查②认真总结教训，不断探索办会规律③有理有据，实事求是，突出早点，有所侧重④一分为二，以激励为主⑤总结出程序和制度