Q-RTQP21-记录管理程序p6.docVIP

记录管理程序 1 目的和适用范围 为记录的控制提供程序准则，保证公司质量环境管理体系得到有效运作，确保公司各 项记录的完整性，并被妥善保管，在需要时能迅速查阅，并作为日后追溯的依据；为证明 产品质量或环境体系符合公司既定要求和/或顾客规定要求提供客观证据；为产品和质量环 境管理体系的持续改进提供信息支持。 本程序适用于本公司质量环境体系运行全过程和与之相关活动的记录控制。 2 术语和定义 2.1 记录：是指公司管理体系运行实施过程中形成的文件化的证据和结果。 3 职责 公司企管部门、各下属制造公司的文件管理部门 负责建立公司质量/环境记录明细表； 负责对质量/环境记录实施情况监督、检查及考核 负责对各部门设计的质量/环境记录表单及更改的审核。 各部门 负责与本部门有关的质量/环境记录的设计、确定保存期、贮存、保护等管理； 负责建立本部门质量/环境记录明细表并组织使用； 4 管理流程  - 1 -  4.管理流程 流程图 输出 活动描述 4.1 记录设计要求 4.1.1 记录的格式和填写要求由文件编写部门 进行设计或规定。 4.1.2 质量/环境记录表格的名称应准确表达其 用途，表格栏目设置应简明、适用，质量记录 记录设计 必须设置编码、标识、编号、记录者、操作者 及时间（年、月、日）等栏目，保持可追溯 性。 4.1.3记录是一种特殊的文件，对质量/环境 记录的空白表格按《文件管理程序》实施管理 ；以报告、纪要等形式的质量/环境记录应按公 文写作格式的要求设置编制、审核、批准等栏 目。 记录编码 记录明细表 4.2 记录标识和编码 公司企管部门对记录的编码、标识进行统一 规定，标识应具有唯一性。具体要求按《文件 管理程序》的规定执行。 4.3 记录式样的更改控制 4.3.1 记录式样（表格）经发布后，不得随意 变更，若确须更改，则需填写“文件更改申请 文件更改 单”报管理部门审核，由原文件的审批人批准 式样更改 申请表 后方可更改； 4.3.2更改后的表格可以延用原记录标识号，无 需标识版本号，但需明确原记录的适用期限。 4.4 记录填写要求 4.4.1记录用钢笔或圆珠笔等填写，不得用铅笔 填写，字迹要正确、清楚，应能准确识别，并 有填写人签字或签章。 4.4.2记录填写要完整、详细，如有不需填写的 记录填写 项目，不允许空白，可在该栏内以“/”表示； 4.4.3记录不允许涂改，因笔误写错时，可进行 划改，更改人必须在划改处签字或印章（验证 人员、操作人员有代号、工号的可以盖代号、 工号印章） 4.5 记录的收集与整理 4.5.1 各单位负责记录管理的人员，按记录明 记录登记表 细表的要求进行收集整理； 收集与整理 4.5.2 记录进行收集整理后，应对记录进行编 目、按分类进行保管，以便于检索或查找。 4.5.3 以电子文档进行的记录，按公司“电子 文件管理规定”执行； 4.6 记录的保存与防护 4.6.1 各单位须明确文件管理员或质量记录人 员对记录的登记保管工作，做到收集及时、归 档规范、便于检索、储存适宜，使记录得到有 记录登记表 效保护。 保存与防护 4.6.2 各部门记录保管人员负责本部门记录的 分类、编目、登记、归档等工作，以便记录的 查阅。 4.6.3 所有的记录都应按规定进行保存，保存 A 时须注意保管环境（防火防水等），避免损 坏、遗失。  - 2 -  5 相关及支持文件 5.1 《文件管理程序》 Q/RTQP19 6 记录