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CH03 資料表的索引 查詢 排序 篩選 資料庫管理 本章大綱 本章內容包含課本第５，６ 章： 資料表的索引 資料表的查詢 資料表的排序 資料表的篩選 索引的基礎-索引 索引的目的是為了在資料庫儲存的龐大資料中，能夠更快速找到資料。索引需要建立額外的參考資料，這是將資料庫中特定欄位的資料預先進行排序，並且提供「指標」（Pointer）指向資料庫真正儲存記錄的位址。 索引資料簡單的說就是預先將資料系統化整理，以便能夠縮小搜尋範圍，在大量資料中快速找到資料。 例如：圖書附錄的索引資料，可以讓我們依照索引的主題和頁碼，馬上找到指定主題所在的頁碼。同理，在資料表只需選擇一些欄位建立索引資料，例如：【學生資料表】資料表的【學號】，透過學號的索引資料，就可以加速記錄的搜尋。 索引的基礎-搜尋 「搜尋」（Searching）是指在資料中找尋特定的「鍵值」（Key）。例如：在電話簿使用姓名找尋朋友的電話號碼、書局使用書號找書和學號在【學生資料表】找尋學生記錄，姓名、書號和學號就是鍵值，找尋鍵值的操作稱為搜尋，在Access資料表執行搜尋就是建立查詢物件。 因為搜尋是找尋指定的鍵值，換一個角度，資料表就需要先替記錄資料建立搜尋所需的鍵值，也就是選擇一到數個欄位作為「鍵值欄」（Key Fields），這些欄位值就是鍵值，在經過索引處理後，資料表只需輸入鍵值，就可以快速找到指定記錄。 設定資料表的主索引鍵-說明 Access的主索引鍵就是所謂的「主鍵」（Primary Key），主鍵是由一到數個欄位所組成的集合，主鍵欄位資料需要是唯一（Unique）資料，當主鍵只擁有一個欄位稱為「簡單鍵」（Simple Key），如果主鍵擁有多個欄位稱為「複合鍵」（Composite Key）。 設定資料表的主索引鍵-原則 選擇主鍵的挑選原則，如下所示： 欄位值需要唯一：主鍵的欄位值需要唯一且不能重複。 必須有資料：主鍵的欄位一定有資料，如果是複合鍵的欄位集合，每一個欄位值都保證一定有資料。 永遠不會改變：欄位值永遠不會改變。例如：【學生資料表】的學號不會改變，如果姓名不重複，姓名也可以作為主鍵，不過姓名通常有可能改變或是同名。 簡短且簡單值：儘可能選擇單一欄位的主鍵，主鍵愈短，不但節省儲存空間，更可加速資料的查詢。簡單是指主鍵的欄位值不包括一些特殊符號。 欄位需要可代表性：主鍵是資料表記錄的一家之主，所以在選擇欄位時，需要選擇一個足以代表資料表的欄位作為主鍵。 設定資料表的主索引鍵-範例 例如：在學生資料表的【學號】和【姓名】欄位之中選擇一個作為主鍵，姓名雖然滿足大部分條件，但是姓名可能同名，所以學號是最佳的主鍵選擇，因為學號是唯一、簡單、不會改變且具有代表性。 再看一個例子，如果學生資料表擁有【學號】和【身份證字號】2個欄位可以作為主鍵，雖然身份證字號也滿足大部分條件，但是資料表儲存的是學生資料，學號比身份證字號更具代表性，所以我們仍然可以考慮選擇學號作為主鍵。 設定多欄位的主索引鍵 資料表如果需要使用多個欄位作為主索引鍵，通常的原因是為了資料唯一，因為單一欄位的資料會重複。 例如：【學生資料表】如果不考慮【學號】欄位，【姓名】是另一個主索引鍵的選擇，但是姓名可能同名，所以需要同時設定【編號】和【姓名】2個欄位作為主索引鍵，如此就可以解決同名問題。 設定欄位的索引 在資料表設定成主索引鍵的其它欄位，也可以將它設定索引，這種索引稱為次索引（Secondary Index）。換句話說，次索引的排列順序與主索引鍵不同，其主要的目的是為了加速指定欄位的排序和搜尋。 如何設定資料表的主索引鍵？ 檢視資料表的索引 在設定好資料表的主索引鍵和其它欄位的索引後，Access提供索引功能，能夠檢視資料表到底設定了哪些索引欄位。 刪除資料表的索引 資料表如果不小心多設了索引欄位，沒有關係，只需將索引欄位刪除後，重新設定成其它索引欄位即可，以此例是刪除【地址】欄位的索引。 資料表的查詢物件 Access的「查詢」（Query）物件就是資料表的搜尋功能，可以在資料表找出符合條件的記錄資料，以便進行資料分析或計算。Access查詢物件的結果還可以作為表單、報表和資料頁物件的記錄來源。 如何建立查詢物件？ 範例：查詢１９８０年前出生的學生資料 使用設計檢視建立選取查詢 選取查詢可以從一或多個的資料表的記錄擷取資料，然後對記錄進行分組、總計、計數、平均值以及其它類型的加總計算。 使用精靈建立選取查詢 Access還可以直接使用精靈建立選取查詢，計算【計算機概論】、【資料庫系統】和【程式語言】3個欄位的分數加總。 如何利用小精靈建立查詢物件？ 範例：計算每位學生的成績總分 建立參數查詢 Access的參數查詢可以顯示對話方塊，要求使用者輸入相關資訊後才開始進行查詢。例如：