2009毕业典礼筹备工作执行小组第一次协调会会议纪录.doc

2009畢業典禮籌備工作執行小組第一次協調會會議紀錄 時間：9年月日(星期)上午時地點：大樓樓主席：陳錦生 校長 出席：黃伯和 副校長 黃泰源 學務長 王昭卿 總務長 林政賢 組長 謝季宏 主任秘書 顏義文 主任 陳淑利 主任 陳尹中 主任 張文正 院長 劉信雄 院長 張文貴院長 游義琦 組長 翁耀臨 組長 蔣爭光 主任 簡秉謙 組長 蘇文彬 組長 陳安妮 主任 鄧映君 組長 沈紡緞 組長 陳致銘 組長 鄭秀玉 組長 盧煌欽 組長 陳啟隆 組長 郭明憲 辦事員 陳慧真 組員 翁慧茹 組員 蘇春梅 辦事員 王佩茵 辦事員 鄭淑茵 書記 趙培文 老師 畢聯會 胡宜君 請假：李林財源 副校長王紫玲 主任 一、開會祈禱：陳尹中牧師 二、主席報告 這幾年畢業典禮都辦的很不錯，在體育館辦理畢業典禮最怕就是音響的問題，音響如果不好整個效果也跟著不好，但從去年及前年這個問題都有顯著的改善，再加上分學院辦理也縮短整個典禮的時間，所以希望今年也一樣辦的很出色。 三、主辦單位報告： 1、去年（2008年）畢業典禮檢討會議中對分學院方式舉行成效良好，所以在3月12日第一次院際協調會中決議將延續往年以上下午場辦理。 2、今年（2009年）畢業典禮，於6月6日舉行。 3、今年畢業典禮排定全校籌備協調會有三次，下二次時間為5月5日下午2點、5月27日下午2點。 4、依據3月2日調查結果本次畢業生共有2,475人，各院人數如下：管院1,111人；資工院306人；人文學院578人；健康學院480人。各學院預計邀請貴賓有273人。 5、6月6日預計畢業典禮辦理時間如下，請各單位互相協調並配合進度表籌備畢業典禮各項工作。如有任何協調事項，請由各組組長負責協調，如有變動，請務必告知課外組。 預計辦理時間 名稱 地點 參加學院 負責窗口 預計畢業人數 10：00~12：00 畢業典禮 （上午） 體育館 （1）管理學院 （2）資工學院 管理學院 翁慧茹小姐 1,417人 14：30~16：30 畢業典禮 （下午） 體育館 （1）健康學院 （2）人文學院 健康學院 鄭淑茵小姐 1,058人 四、討論事項 議案一：請討論並確認畢業典禮上、下午場程序。 說 明：各場次典禮程序規畫由各學院協調負責。上、下午程序詳見p.4-5，請負責學院報告。 擬 辦：會議通過後，請各負責單位依據規畫進行。 決 議：通過，另需增列項目如下： 1.請上下午場規畫畢業生校園巡禮，並由各學院推選出一位拿權杖帶領畢業生的師長。畢業生集合相關事項請軍訓室協助規畫，上下午場集合時間為典禮開始前一小時。 2.上午場師長祝福請提供歌詞暨歌譜，以利臺上師長演唱。 3.上下午場規畫校歌播放時請以傳統版本播出。 議案二：請討論並確認工作進度管制表。 說 明：2009年畢業典禮暨感恩禮拜進度管制表，詳見p.6-8請討論。 擬 辦：會議通過後，請各單位間互相協調並按照工作進度管制表進行。 決 議：通過 議案三：請討論並確認各組負責工作分配表 說 明：2009年畢業典禮暨感恩禮拜各組工作負責表將延續去年，詳見p.9-11請討論。 擬 辦：會議通過後，請各單位互相協調並按照工作分配表進行。 決 議： 通過，另需更改、增列項目如下： 1.分配表中接待組請將主任秘書當日活動調整為會場貴賓總招待。 2.當日貴賓室設置於體育館大廳左側，原郵政代辦所，目前為運休系空間。貴賓室當天需佈置並置放茶水供貴賓使用。 3.當天貴賓用餐由公關室負責，請公關室事先調查需用餐貴賓人數。