中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册－费用报销程序精选.doc

中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册－费用报销程序 最终用户操作手册 模组：HR 模块：PY 组织单位： 文档编号： 文档日期：年月 作者： 文档状态： 中国电信MSS系统实施项目交付文档 最终用户培训手册 模组： 模块： 组织单位： 文档编号： 文档日期： 作者： 文档状态： 中油国际用户操作手册 费用报销 中油国际系统实施项目 2006年3月 文档管理 文档信息 文档名称 中油国际用户操作手册－工资核算 最初作者 当前修改作者 版本信息 版本 日期 作者 修改注释 V1.0 2006-03-28 侯佳奇 批准 姓名 职务 姓名: __________________ 日期: ___________ 姓名: ________________日期: ___________ 目录 流程说明 费用报销流程实现的功能，是把用EXCEL 表填好的费用报销单导入系统，由系统自动来生成所需的报销凭证。 这个流程需要注意的有以下几点： 1）在目前的全套费用报销单据中（一共六张），只有“费用报销审批单”是通过程序自动生成凭证的，其他的单据，比如借款，仍然需要财务人员手工录入凭证； 2）要实现程序的自动导入，绝对不能更改费用报销审批单的格式，包括增删表格的行或列，或更改模板中的格式。表头的日期已设成文本格式，务必保留此格式不得变更，另外月份如果是个位数的一定要补零，比如2006年2月5日一定要输成2006－02－5，否则凭证无法生成。 3）另外，各公司需要经常手工维护报销单里面的部门信息和人员订单信息，具体维护办法可参考下面的参数修改办法，目前在总部单据中，已经通过vlookup将员工编号和内部订单关联起来了， 避免员工自己录入内部订单时出错（但是这样会使表格录入时 变慢）； 4）系统自动生成多少张凭证是根据报销单里面币种的多少来判断的，即所有有相同币种的行项目会生成一张凭证； 5）系统只自动计入费用的借方科目，贷方科目一律是 贷：报销人的员工编号（统驭科目是备用金），注意不是费用承担人的员工编号；后续报销给员工支付现金或冲消借款时，仍然需要财务人员手工录入凭证； 6）费用报销程序只能报销管理费用的报销，所有的直接营业费用（包括许可证等单证费）不能通过管理费用报销程序来自动报销，而是要走营业费用的报销程序（请参考营业费用的报销流程手册）； 7）表格右上角M1单元格是重复校验单元格。我们在导入EXCEL表格后，可以在此表格输入”A”，然后保存退出。这样下次如果你再导入这张表，SAP发现这个单元格里面已经标记“A”了，就会禁止你生成凭证，从而避免重复过帐的问题。当然，如果你有把握能够区分哪些excel表格已经导入，哪些没导入，也可以没有这一步。 8）管理费用报销有些科目包含增值税，比如，运输费－车辆汽油费，报销表格是不能支持的，遇到此类费用，需要财务人员手工录入凭证。 附： 总部格式： 参数修改办法 ： 报销流程 1、先将员工填好的报销单存在计算机的某个固定目录，比如，我们存在桌面。 在事务代码处输入：ZFI05 在源文件路径处选中刚才保存的文件，测试运行处打勾，然后点击执行，我们先测试运行一下。 系统会显示模拟出来的这几张费用报销凭证，这时财务可以检查一下excel表导入的凭证是否有误 检查无误后，退回，把测试运行的勾去掉，点击执行。 系统会提示出生成的凭证编号，凭证状态提示“成功”，表示凭证已经过帐，科目余额已经发生变化。 如果excel表中有应该填的而未填的项目，系统会将出错的原因写在“LOG信息”处 - 1/6 - PAGE 3 _1209884847.xls 报销单据汇总表 ……装…………………订………………………线……………… 中国联合石油有限责任公司 公司代码： 2001 费 用 报 销 审 批 单 2006-02-28 报销人姓名 陈晨 报 销 人 员工编号 E00018 报销事由 摘 要 费用承担人 费用承担部门 员工编号 内部订单 费 用 科 目 币别 金额 部门编号 科目编号 币别编号 胡可愉 财务计划部 E00052 2001E0000052 运输费－市内交通费 人民币 300 附单据 张 200104 5500005020 CNY ICTS 郑兴扬 成品油部