【2018年整理】行政文秘人员职业化训练教程.ppt

第七讲  办公室事务管理 课程安排 办公室环境的布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会 办公室环境 办公室布置的原则 办公室用品的选购与摆放 点评 根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点 办公室布置的原则 办公室要布置得整齐洁净，采光良好。 走道上不要放置有碍行走的物品。 办公桌椅柜架的排列应 采用直线对称式。 使用同一规格的档案柜， 高度一致，增进美观。 办公室布置的原则 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在２０－２５度之间，湿度应保持在５０％。 办公室布置的原则 办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。 办公桌和办公区域要保持清洁。 办公用品的选购与摆放 选购办公用品的原则 办公用品的基本配备 办公用品的摆放原则 选购办公用品的原则 　? 根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单 邮件的收发与传阅 邮件收进的程序和要求 邮件的发出 小组讨论 如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？ 讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？ 收信件细节 上司或同事的私人信件原封送交。 “误拆”应立即封口、签名、致歉 裁开或剪开封口，保持信件完整 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏 如有必要，可以登记信封的信息 邮件收进的程序和要求 分类 拆封 登记 分送 阅办 请每组设计一份邮件登记表 邮件登记表 资料、邮件分送 上司亲收件要立即呈送 部门信件交到负责人手中 传阅资料请附上签字单 阅办 仔细认真，重点要圈划 长篇要进行摘要 适当提出拟办意见 办毕保管备查 观看录影片段一 评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么特性？ 观看录影片段二 讨论这位行政人员的工作应该如何改善？ 邮件的发出 内容校核 信封、封皮查对 邮件寄发 妥善安排上司约会 约会安排的原则 安排约会需要注意的细节 安排约会的原则 配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会 观看资料片一、二 请指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则？ 安排约会需要注意的细节（一） 有些时间不宜安排约会。 安排约会需要注意的细节（二） 下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。 安排约会需要注意的细节（三） 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。 约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。 安排约会需要注意的细节（四） 按照需要，记录会面内容。 保留会见人联系资料，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。 随时提醒自己的上司准时赴约。 每天上班之前请上司核对他的日程表。 让我们 快乐地工作 快乐地生活 第八讲 口才训练与电话技巧 课程程序 电话口头表达训练 电话基本技巧 十大电话情景应对技巧 一 电话口头表达训练 1. 言语 目的要明确，主题要集中，观点要鲜明 陈述事实要简洁，说明要点要有条理 用最少的语言交待清楚内容 5W1H法 文明礼貌用语 传话游戏 学员分成两组 两组分别进行 传话游戏 有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛山,遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人手里拿着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药.他们头上套着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌乱之中,我把手袋丢了.我的同事也丢了一把雨伞.后来,公安局通知我们找到了. 2.声音 语调 发音 音量 语速 说话节奏 语气 提高发音准确率练习 绕口令1： 红凤凰，粉凤凰，红粉凤凰飞。 绕口令2： 四是四，十是十， 十四是十四，四十是四十， 四十不是十四，十四不是四十。 提高发音准确率练习 绕口令3： 牛牛和妞妞 是对好朋友 牛牛去放牛 妞妞要去摘河边柳 牛牛不让妞妞去摘柳 急坏了妞妞， 吓跑了小牛。 语音语调的变化会影响意义 我没说是你偷了他的钱包。 3.态势语 接电话时，即使看不见对方，也不要忘记自己的笑容 接电话时，只要姿势端正，声音自然会清晰明朗 即使在彼此看不见的电话中打躬作揖地向对方道歉，对方也会感觉到你的诚意 二 、电话的基本技巧 接电话的流程 拨打电话的流程 评论： 根据录像，评论情景一中职员接听电话的错误在哪里？情景二中职员做对的地方是哪里？ 接电话的流程： ⑴ 接听电话 原则一：在铃响两声到三声时， 拿起电话！ 原则二：一次电话会谈应从问候 语开始！ 接电话的流程： ⑵ 主动报出自己公司的名称、 自己的姓名和