公司档案管理制度汇总.doc

关于下发公司档案管理制度的通知 为了规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，结合本公司实际情况，特制定以下制度： 一、公司档案范围： 1、 文书档案：上级收文、发文，包括法规性文件、各种合同及协议书、会议文件、工作计划、规划和工作总结、有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册等。 2、?? 科技档案：包括企业生产技术管理、经营管理、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料、外购的图纸、资料、图书等及其它具有利用和保存价值的文件材料。 3、 声像档案：包括照片、录音、录像档案等。 二、档案管理员职责 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。?? 三、立卷归档制度 1、档案的收集：各部门兼职档案员将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交档案室集中保存。 2、归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。 3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档： 3．1、按年形成的文件，第二年上半年归档。 3．2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 3．3、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 3．4、工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。 4、归档要求 4．1、材料完整齐全。 4．2、系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。 4．3、立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。 4．4、在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后次序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。 4．5、归档时需办理移交手续，双方在移交清册签字。 4、6、重要的、使用频繁的图纸资料应归档三份，一般的归档二份，技术管理性文件归档一份。 4．7、外购技术资料，外出人员开会、学习购回的资料，应主动送交档案室，经档案室签字后，方可报销。 四、? 档案的借阅 1、案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借，外借时须办理借阅登记手续。 2、借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 3、发放到各部门的文件及图纸资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件及图纸，原破坏或污损文件资料应交回档案室统一销毁处理。 4、借阅档案者应爱护档案，保持整洁，严禁涂改、拆散、转借、遗失。 5、外单位借阅档案，经部门分管领导批准后方可借阅，且不得带离档案室，严禁复印。 6、我公司档案密级分为机密、秘密、内部三种，机密级档案禁止调阅，秘密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经分管领导审批后方可借阅，但借阅时间不得超过4小时。 五、档案的鉴定 1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 2、确定各类档案的保管期限表。 3、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 六、档案的销毁 1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。 2、办理销毁手续，经总经理或分管领导批准，方能销毁。 3、销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字。 特此通知。 二○○九年五月五日 1