商业银行分支行处差旅费报销程序设计基于内部控制目标的思考.docVIP

商业银行分支行处差旅费报销程序设计——基于内部控制目标的思考 科经济;论;坛 商业银行分支行处差旅费报销程序设计 基于内部控制目标的思考 陈怡 (厦门大学经济学院,福建厦门361005) 摘要:银行作为追求利润最大化的企业,现金的管理不容忽视,而由于我国商业银行分支行机构设置模式.使得其在现金的控制上与其他企 业有不同之处.从银行内部控制目标的角度,试图设计商._tkflt行的分支行差旅费报销程序. 关键词:差旅费;报销程序设计;内部控制 引言 所谓商业银行内部控制,指商业银行为确保 安全,稳健经营,运用一系列有效的方法,措施和 规章制度,对内部各职能部门及其从业人员的业 务活动进行控制,协调而建立的制约机制.商业银 行作为一种特殊的企业同样以自身利润的最大化 为目标,而对于一家企业而言要实现利润的最大 化,对于现金流的管理十分重要.差旅费的管理虽 然看上去只是—个很小的方面,但却体现出重大 的意义.它的没汁是否合理不仅仅体现了商业银 行对营运资金的控制是否合理,也体现了现有的 制度对银行工作人员的行为管理和牵制是否到 位. 商业银行内部控制的目标之一经营管理的 有效性是指通过界定各部门,各岗位的职责权 限,明确各项业务的操作程序和各项工作绩效的 衡量标准,促使每个部门和人员各司其职各负其 责,既协调配合,又相互督促,努力按管理层制定 的政策有序,高效地开展业务,保证经营管理的有 效性.目标之二控制风险,减小损失是指商业银 行规范各部门,各岗位的行为,使之加强自律,相 关部门和岗位彼此监督制约,以避免或减少差错 和徇私舞弊.同时,确保会计数据准确,真实.目标 之三做法合规稳健运作是指应制定有效的政策 和程序以确保商业银行遵循相应的法律,法规和 监管规章.差旅费的报销程序设计应该紧扣这三 个目标,实现权责分明,账目清晰,有章可循.试图 从商业银行内部控制的三大目标出发,设计出一 个合适的分支行处差旅费报销程序. 1分析及制度设计 我国商业银行分支机构的基本设置模式是: 总行在中国的政治文化中心首都北京,享受副部 级单位待遇.一级分行(省级分行)设在各省,自治 区,直辖市首府,履行纯管理职能,为厅,局级单位; 计划单列市分行设在计划单列市,赋予相当于一 级分行的业务管理权限,为副局级单位,归省级分 行管辖地市级分二级分行汾别设在各省辖市, 地,州,盟政府所在地,业务归本省分行管辖,为处 级单位;县级设支行,为科级单位,—般位于县级政 府所在地,归二级分行管辖,县支行一般也下设分 理处,储蓄所等大中城市的分行以下,按城市规划 或经济区划设立支行,为科级单位值辖市级别要 高～些),支行下设分理处和储蓄所,为股级单位. 分级授权层次过多,会影响总行控制效力和经营 效率.因而要实现对差旅费报销的有效管理要充 分改进现有的管理模式,加强内部相互制衡的稽 查机制以及审计制度.在施行这个新的报销程序 之前需要具备以下软硬件: a.设立全行统一的内部营运资金控制数据 库,实时公开各分支行处的营运费用并且各个网 点也必须建立实名制的资金运用网络档案.要做 到高效的内部控制,信息管理系统的健全十分重 要,因而有必要充分利用现有的先进科技来建立 — 个信息平台,公开所有的费用支出.一方面,这 能够使得资金的运用透明化,Namp;-徇私舞弊,非法 占用资金等现象发生的可能性;另一方面,这也大 大减少了审查的成本,增加稽查的效率;此外,这 样—个数据库也为财务分析和设计减少营运成本 的方法提供了宝贵的原始材料. h建立高效的制衡审查制度.对于费用的审 查是至关重要的一关,但是事无巨细只会增加无 谓的管理成本,因而为了兼顾内部控制经营管理 的有效性和控制风险的目标,在设计时笔者采 取的方法是免去了一些不必要的再审查,通过人 事变动以及程序的改进严格有效地执行必要的审 查.主要的审查^是部门经理和会计人员,行长只 在特殊情况下履行审查的责任(详见具体程序), 而出纳人员则免除审查的责任.除JH少,由于前 文所提及的我国商业银行的庞大分支组织形式, 分行还需对下属支行实行月终稽查,总行则需对 分行实行季度稽查或是不定期抽查.其间如果发 现不正常的账目,则立即追究相关^员的责任.这 样层层相扣的审查模式由于数据库的建立而使得 其容易实现,并且让当事人在处理费用报销时更 谨慎,自觉遵守相关法律法规的规定. .建立诚信系统.会计人员审查单据合法后 会开具～张承诺书,这份承诺书将由该会计人 员及差旅人员签章,表示f电1同x.t4v-0:报销行 为负责.月初对上月报销活动的公示使得报销行 为更为透明化.这两个设计使得当事人的法律意 iP,Dn强,促进g4员工积极参与监督过程,同时也 向全体职员显示了管理层对内部控制的重视,在 行内推崇诚实,廉洁,自律,敬业的风气. 2现拟