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电子邮件礼仪 Rev. 2013-10-10 2 请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？ 答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。 3 职场故事：女秘书PK老板事件 4 职场故事：女秘书PK老板事件 5 职场故事：女秘书PK老板事件 6 职场故事：女秘书PK老板事件 本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。 7 大纲 2 4 电子邮件礼仪的目的 电子邮件的收件人和主题 电子邮件的内容、结尾、附件 电子邮件的回复、转发 8 你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C 9 为什么需要电子邮件礼仪？ 电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： 专业特性： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！” 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性 本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应用，必使您获益良多 10 主送 事件负责人，主要阅读该邮件的人 确定主送和抄送人员的方法： 发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的主管和对方部门的主管，如有必要应该抄送给主管的主管。一般情况下，除非必要，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。 抄送 事件相关人（如需求方、产品经理、跟进助理、事件负责人的直接主管等） 密送 不希望TO/CC看到的收件名单，原则上不建议使用 11 注意： 1、礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是不礼貌的； 2、如果re：过多，请删除重复的，避免邮件标题过长。 12 主要阅读该邮件的人 一般转发邮件只有主送人 如果FW：过多，请删除重复的，避免邮件标题过长。 主 送 需要转发的情况： 1、邮件内容未到达应收者 2、邮件内容值得共享 注意： 无论主发或者转发，请慎用群发全体邮件避免成为“垃圾邮件”。 13 1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC) 收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 密送（BCC List) 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知道 思考： 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管已经审核过了，而实际上你的主管并不知情 14 2. 收件人、抄送和密送注意事项 出部门邮件，必须抄送给部门主管;出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 思考：内部讨论定价问题被客户知道了? 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间 非特殊情况下，不建议使用密送BCC BCC有可能看不到TOCC的人，BCC的回复有可能让TOCC的人看到 回复邮件时注意 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单， 不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部” 15 我曾经收到客户SQE的邮件，里面收件人栏里面可以看到所有的明文邮件地址，从里面我很容易的就知道了该项目所有的公司的名称！ 16 3. 禁止使用“群发邮件” 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜 除了通知通告类邮件外，其他人禁止使用全体群发邮件 通知通告类邮件只有人事行政部门可以发，如果只是针对部门内的通知，发给自己部门人员就好。 2018/5/2 17 4. 邮件主题 主题一定要写，不能为空 主题必须具体，不含糊，且有意义 例如：生产部周工作例会会议记录” 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 邮件回复或转发多次后，主题前