（222-11）文件控制程序.doc

文件控制程序 目的和适用范围 为指导公司（含设计院）各部门和项目部文件资料的形成、积累、鉴别、整理和归档工作，确保其使用的文件有效，特制定本程序。 本程序适用于公司管理体系覆盖下的所有文件的管控，包括适用的外来文件。 职责 综合管理部负责公司内、外部行政管理类及公司重要基础设施类文件的归口管理。 法律事务部负责适用的法律法规文件的归口管理。 经营管理部负责公司管理方针和管理目标、管理手册、程序文件、标准规范以及已入库的档案资料的归口管理。 各职能部门、各业务部负责本部门主控工作产生的文件资料的归口管理。 项目部负责与本项目有关的工程项目文件和项目档案的管理。 文件的分类 适用的法律法规及标准规范 国家、部门的政策、法令、法规等文件资料。 有关的国家、行业、地方标准、企业标准、相关标准及参考标准、指南。 管理体系文件 管理方针和管理目标、管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 公司行政及业务管理类文件 公司颁发的（包括转发和与其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； 公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 公司及内部职能活动形成的工作计划、总结、报告；各部门报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；公司汇总的统计报表和统计分析资料； 公司领导公务活动形成的重要信件、文件材料、 电邮、传真、电话记录； 公司成立、合并、撤销、更改名称、人员编制等文件材料； 公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；公司与外国公司签订的合作性的协议书、备忘录； 公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 其它 公司重要基础设施类文件 公司办公楼和生活设施建筑的设计图纸资料、各种管线的配置图及修缮记录，固定资产购置申请、批复等记录。 外来文件 分公司（二级法人）报送的法规性备案文件及重要的科技文件材料。 上级机关的文件材料； 同级机关和非隶属机关、机构的文件材料： 有关业务机关、机构对本公司工作检查形成的重要文件； 其它机构与公司联系、协商工作的重要来往文件； 顾客客户提供的资料； 顾客投诉。 工程项目类文件 凡涉及工程项目的，其中包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试（含性能测试）、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等以不同形式或载体记载的文件资料。 各类记录 指公司管理体系运行和工程项目控制过程中所产生的各种记录。 文件的载体 纸质（文书、照片等） 光电磁及数字载体 在磁记录介质上（各类光盘、磁带、服务器硬盘等）按照一定的计算机存储格式生成的文件。如： 文字处理技术形成的电子文件； 扫描仪等设备获得的图像电子文件； 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件； 由计算机多媒体技术（包含视频和音频）制作的文件； 在公司局域网上进行操作的电子文件； 由计算机形成的其它类型的电子文件。 缩微胶片 文件控制 各部门编制的文件在发放（公布）前，应经过相关负责部门和/或公司领导的批准，以保证其文件的充分和适宜。发生变更，还应得到相应部门和人员的批准。 适用的法律法规、标准规范的控制管理 适用的法律法规信息的收集、公布、更新以及法律法规文本的购买、借阅、变更、替代等按《法律法规获取、评价与使用程序》的有关规定执行。 档案室负责收集、购买、整理已入库的与工程建设质量、环境和职业健康安全有关的标准、规范、规程及标准图、通用图等，其管控按《法律法规获取、评价与使用程序》及《技术资料管理办法》的有关规定执行。 5.2 内外部行政文件的控制 对内、外部行政文件的审批、编号、发放、传递、保管、归档，按《文书档案管理制度》执行。 管理体系文件的控制 管理体系文件的批准和发布 管理方针、目标由总裁提出，经公司领导层和员工代表讨论后总裁批准发布； 《管理手册》由经营管理部负责编写，管理者代表审核，总裁批准后发布； 程序文件由公司相关部门编写，相关部门代表会审，管理者代表批准后发布； 作业文件由各部门根据工作需要提出，并由提出部门负责编写；涉及多部门的，经营管理部组织编写。管理类文件由分管部门领导审核，技术类文件由总工程师审核，经总裁/管理者代表批准后实施。 管理体系文件的更改、发放、换版、作废及销毁 管理体系文件更改由原编制部门负责，更改审批程序按5.3.1款执行，更改情况形成《修改记录》（见附录A）。 管理体系文件的标识按《管理手册》规定执行,管理体系文件统一由经营管理部发放，并填写《管理体系文件发放登记表》（见附录B）。换版时，经营管理部收回原版文件，加盖“作废”章；收回的管理体系文件由经营管理部报管理者代表批准后统一销毁。 工程项目类文件控制 工程项目文件的控制按照《基本建设项目档案资料