集团采购办法.doc

集团采购办法 项目重点应用表格备注供 应 商 开 发1、界定所需采购品种的类型、项目，数量，是临时采购还是持续采购，权衡质量和价格在客户心中所占的比重以及公司所能承受的质量层次和价格层次，公司的相关送货及付款政策；（主管、经理） 2、寻找供应商；（途径有：互联网、专业杂志、市场走访、报刊、电视广告、招标、朋友介绍及其他） 3、遴选：从所搜集的供应商资料进行粗步的筛选，选出大致符合要求的； 4、针对所筛选出来的供应商进行调查（调查方式：电话咨询、上门走访、供应商的客户抽访、该供应商的银行资信调查、所在地商业部门对其的资信调查、供应商经营层的资信调查以及其各年份之报表查询）； 5、对比调查结果，选定最符合要求的3家供应商候选； 6、与此3家进行详细商谈，以明确各自的要求和意图。 《供应商档案》供 应 商 评 估1、确定供应商评估的时间； 2、具体评估项目为： 质量指标： （1）购后的合格率（100%）；（2）质量保证承诺；（3）所供应物料的来源；（4）对质量问题的处理。 供应指标： （1）供货的方式和及时性；（2）供货的周期；（3）针对采购过程出现增、减情况的接受能力；（4）样品的及时性。 经济指标。包括： （1）价格水平；（2）优惠程度；（3）成本下降空间；（4）结算方式。 合作与服务指标： （1）合同诚信度及针对投诉的灵敏度；（2）合作融洽关系；（3）配套售后服务能力；（4）提供其它支持; 技术能力： （1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题的反应能力。 3、确定相应合格得分值，如果在得分以下，则从新进行评估，并及时上报公司领导 4、24小时内做出反应并确认结果 5、评估小组出具评估报告并作最终确认； 《供应商评估表》比 议 价 作 业1、询价 （1）根据采购计划、申购单或者电话申请，询价员初选被寻价供应商名单； （2）对涉及金额大的采购单，先选5家以上供应商选金额大的项目进行试报； （3）根据试报结果选出3家价格处于最低水平的供应商进行详细报价； （4）确认结算方式、交货方式及开票类型。 2、审核 主管对以上报价进行审核，并批注。 3、购货单确认 购货单位对以上报价进行确认。作为子公司则要向客户报价确认。 4、议价 经过审核及确认的采购单，由采购员与供应商进行联系 ，进行议价，将议价的结果反馈给主管，从而主管下达 采购指令实施采购。 5、每季度需探查市场价格，以确保公司采购成本的合理性。 《询价表》合 同 管 理1、合同草拟（对方提供或者自拟）；[需注意体现的项目：合同订立起止时间、双方联系人及方式、合同标的物、货品配送方式、货品销售类型、结帐方式（现金、月结、票据等）、在本合同之前双方的旧合同的处理条款、涉及的保密条款、供货价格及返利、对违规操作的处罚（例如私自给相关人员返利和好处费）、对违反合同的处理条款、开票类型（收据、普通发票、几点的增值税票）、质量保证条款及退货条款与费用承担约定、合同风险条款、质保金或者担保金条款、抵押条款、其他需附带的证件和证明及其他需要增加的条款； 2、合同初审；包括合同草拟人初审与其主管初审。 3、合同双方交换意见，记录意见不一致的条款； 4、合同双方多次交换意见，初步达成一致； 5、合同提交律师审核； 6、合同修改； 7、合同审核；（各担当主管、其他部门主管、总经理），审核未通过转合同草拟人。 8、总部对合同审核；（超越总经理权限时）审核未通过转总经理； 9、经营会议审核及总裁核决。（当合同涉及的金额很大或者和集团有大关系时）审核未通过转总部相关担当总监； 10、合同签定，并盖章，做好用印登记； 11、合同分类存档； 12、合同的跟踪及执行的评估； 13、合同的续订。付 款 作 业1、经办人对单据的收集、填写和整理、装订（配件采购的单据主要包括：申购单或者采购计划单、现金支付单或者付款审批单、供应商的供货单、入库单、出库单、收据或者发票） 2、主管审核。（审核内容主要包括：申购单或者采购计划单中相关人员的签核、供应商的供货单的签名或者公章、入库单和出库单相关人员的签核、收据或者发票的提供、采购价格是否在许可的范围内） 3、财务审核（包括财务人员审核及财务主管审核）并向上级提供支付建议。（审核内容主要包括：相关单据是否齐全和有效、签名是否有遗漏、费用是否符合公司的支付规定、是否超出相关人员的权限） 4、总经理审核。（审核内容主要包括：采购价格是否合理、现有资金规划是否允许支付、是否超出审核权限） 5、总部审核。（当超出总经理权限时），未通过转回总经理。 6、审核通过后出纳付款； 7、财务入账。制度： 《财务费用审批权限表》 表单： 《入库单 》 《出库单 》 《库存清单》 《支出证明单》 《付款审批单