企业之采购管理hcppump.ppt

* 開立採購需求, 決定 Source of Supply後, 針對所有可能的Vendor發出詢價單, 詢價單可能由採購需求產生也可以由人工方法輸入, 給予不同的Vendor不同的”詢價單號”, Vendor分別傳回報價結果, 並儲存在系統中, 藉由系統中比價的工具, 讓我們清楚的可以選擇哪一個是最好的Vendor. 所選擇的Vendor更新他們的 Info Record. 被拒絕的Vendor發出拒絕資訊 接下來的兩張投影片介紹開立詢價單及比價的步驟. * 特別需要注意的是, 接受的供應商必須勾選Update Info Record, 建立 Info Record可以供給往後開立PO單的參考 而拒絕的供應商則要勾選Reject, 開立相關Reject的Information給Vendor * 在PO單內所含的資訊有採購單號, 供應商, 付款的方式, 貨幣, 採購日, 物料編號, 訂購量, 價格……etc. * 當我們開立PO單時, 可以依據 Quotation / PR / Reference and Contact來產生PO單 在系統中我們採用 Reference的Function來產生, 如此一來, 可以增加我們建立 PO單的效率, 並且減少錯誤, 確保資料的一致性. * 我們可以依據先前所開立的PO單進行收貨, 最主要的工作便是確認所運送的物料是否符合我們的需求, and根據物料的Moving Type將物料移至所屬的儲存區 而在SAP R/3中也可以依照收或單在去開立PO單, 這樣一來可以簡化我們對收或資料的控管; 也可以確保由供應商所得的數量便會是所開立的PO數量,部會造成錯誤; 同時去更新我們的採購歷史資料及對供應商的評估…etc, 但這樣一來議會造成所需物料的短缺或過剩, 那我們必須補定or退回給供應商. 詳細的部分( Movement Type, Inventory Management )流到後面在座仔細的介紹. 採購部門與組織內各部門之關係 生產製造部門 關係緊密，可能為從屬關係 市場行銷部門 屬間接關係，行銷部門開發促銷方案前，須與生產﹑製造﹑採購部門確認存貨與生產產品量 品管部門 關係緊密，須提供最新資訊，以掌握現有供應商之供貨品質 工程研發部門 關係最為關鍵，在產品設計與原物料選擇上密切合作，以縮短產品開發週期並降低成本 財務會計部門 提供資料以計算某採購物件之成本 * 貳﹑庫存追蹤與控管 追蹤各地每日庫存 隨著日趨複雜的電腦化採購與庫存系統，庫存追蹤與控管已漸漸由採購部門交由使用者部門 隨著各部門績效個別評估的壓力，各部門需對自己的庫存負責，因此使用者將對於所下採購單與庫存更為謹慎 追蹤供應商逾交之訂貨 與供應商直接聯繫有關即將到期或已逾期的訂貨。 * 參﹑配送工具分析與評估 運送採購品或產品所需之配送工具其成本分析及選擇 水運、陸運（鐵路與公路）、空運 影響選擇配送工具的因素 成本：配送成本與總成本（含庫存成本、倉儲費用、關稅與報關行政費） 速度：從送出到收貨的所需時間，與所運送貨物特質有關 可靠度：依時安全抵達的機率 運能：需特殊運送設備，如化學藥劑、危險物質 可到達性：能否一路到底，抑或需換不同運送工具 * 肆﹑「抵銷貿易」合約之管理 國際採購案中，基於貿易平衡的考量 「易貨貿易」(barter) 最基本且最古老，買賣雙方在過程中以物易物，完全沒有牽涉到貨幣進出 「償付」(offset) 賣方同意在規定時間內向買方所在國家的任何產業之任何公司，購買當初買方採購金額之一定比例的貨品，以作為賣方對買方之「償付」 「抵銷採購」 (counter-purchase) 賣方同意在買方完成採購並付清款項後，在規定時間內向買方指定項目清單中購買指定金額的貨品 * 伍﹑內製/外購決策分析(1/2) 自1973至1987美國企業其境外採購由21%-71% 境外採購考慮因素及風險： 成本、品質、技術、供應商配合度 匯兌、關稅、航期、保險、通關、兵險 影響內製的成本因素 作業成本 工廠營運成本 整體作業成本 主管薪資福利、公共關係、法律服務費（專利﹚、機器折舊攤提、產品設計、間接人力、行政費等 適合採購品為獨佔或控制性，可以垂直整合方式為之 * 伍﹑內製/外購決策分析(2/2) 內製缺點 機器、人事固定成本偏高，須以增加產量之經濟規模攤平 不利現金週轉 不適市場規模尚待開發情況 影響外購的成本因素 運送、購買、儲放成本 處理採購之人事與行政作業成本 庫存成本 流動資金 外購缺點 易喪失對採購品之獨佔性或控制權 選擇供應商時有風險 須較長前置時間 * 如何分析採購品之價值 三種方法提昇物品之價值 不降低物件品質前提下，降低物件成本 不增加該物件成本前提下，提昇物件功能 相對於所增加之成本，大幅增進物件之功能