文秘时间管理PPT34页.PPTVIP

NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * 行政文秘的时间管理 * 课程程序 1．分析时间 2．诊断工作环境，提高工作效率 3．立即改变 4. 跨越时间管理陷阱 * 一. 分析时间 每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作 分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。 * 诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的4大效率毒素： 声音干扰 职能干扰 空间干扰 设备干扰 * 讨论： 如何排除办公室4大效率毒素？ * 办公室“排毒4味丸” 第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰 * 小办公室排毒案例 办公室面积：14平方米 办公室人员： 主管1人 秘书1人 下属3人 办公设备： 文件柜、公用电脑、5张办公桌等 * 小办公室排毒案例（续） 个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排的） 下属：单项（个人任务） * 小办公室排毒案例（续） 主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间 * 效率专家挑错办公室 （图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。 错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人 * 效率专家挑错办公室 （图2）60分 错误1 公共通道和私人空间交叉 错误2 接待空间在办公室尽头 错误3 秘书与主管座位离开太远 错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光 错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重 错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据 * 效率专家挑错办公室 （图3）70分 错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能 * 效率专家挑错办公室 （图4）满分 优点1 充分利用有阳光的窗口位置 优点2 私人空间和公共空间交叉减少 优点3 利用隔板阻断过多噪音 优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对其他人的干扰 * 办公室排毒DIY 自我检测问题： 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 我的工作空间和公共通道是否过近？ 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？ 提出办公室改善建议。 * 二. 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”——拖延 文件满桌病 喋喋不休的“电话粥” 源源不断的信息 * 1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直” * 2. 不好意思拒绝别人 ——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝 * 3．“反正时间还早”——拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 * 4．文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 * 5．喋喋不休的“电话粥” 不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制 * 6．源源不断的信息 纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话 * 三. 如何跨越时间陷阱 要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息 * 1. 要事第一 “大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法 * 2. 以终为始 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？ * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOT