福丽舍品牌沟通资料财务管理部 合同档案管理流程.pdf

1 目 录 概述 1 1.合同归档流程图 2 合同归档流程描述 3 2.合同借阅流程图 4 合同借阅流程描述 5 附件一：店铺合同缺失明细表 6 附件二：非店铺合同缺失明细表 7 附件三：合同登记表 8 附件四：法务部合同借阅单 9 附件五：法务部合同借阅登记表 10 2 一、总则 ● 目的：为建立规范法务部档案管理及档案借阅特制定本流程 ● 适用范围：本流程适用于集团内销部 ● 合同的分类：按照合同的归属划分如下 1.店铺合同：包含达芙妮、鞋柜等店铺的合同 2.非店铺合同：包含除人力资源管理部劳动合同、加盟部加盟客户合同、电子商务部合同以外的其他部门的合同 3.公司证照：包含车辆登记证、商标注册证（复印件）、公司营业执照（复印件）、房屋产权证（复印件） 4.其他资料：包含集团制度、董事会决议（复印件）、诉讼材料、工商注册材料等 ● 合同的编号： 1.店铺合同：按品牌分别建立Excel工作表，编号以专卖（ZMB）、联销(LXB)打头，后接经销部所在省或市的中文打头字母加阿拉伯数字，按收到的先后顺序 依次录入。 2.非店铺合同：按部门分别建立Excel工作表，编号以该部门前两个中文名称和合同类别的打头字母加阿拉伯数字，按收到的先后顺序依次录入。 3.公司证照：按证照类别分别建立Excel工作表，编号以该证照前两个中文名称的打头字母加阿拉伯数字，按收到的先后顺序依次录入。 4.其他资料：按资料分别建立Excel工作表，编号以该资料前两个中文名称的打头字母加阿拉伯数字，按收到的先后顺序依次录入。 ●制作缺失合同明细的时间和周期： 1.店铺合同：每月制作一次缺失明细。每月25日前各经销部运营部将在营业的店铺合同及全部资料(包括合作方的资质、房产证等）快递至总公司销售运营部， 由销售运营部于25日前将收集到的合同交法务部，并提供截止到当月25日的在营业店铺明细给法务部,法务部每月30日前根据在营业店铺明细和合同档案核 对并制作店铺合同缺失明细。 2.非店铺合同：每月制作一次缺失明细。每月25日前集团总部、经销部各职能部门将已签回合同及全部资料（包括合作方的资质等）交法务部，并提供截止到 当月25日的已签合同明细给法务部,法务部每月30日前根据已签合同明细和合同档案核对并制作非店铺合同缺失明细。 ●档案借阅相关规定： 1.总经理、副总经理借阅档案填写合同借阅单后可直接提档。 2.员工不得外带公司档案。 3.借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失档案。交还时，须当面查看清楚，如发现遗 失或损坏，应及时报告主管领导。 4.有下列行为之一，据情节轻重，公司将依《人事规章制度》处理 4.1 未及时归还借阅档案； 4.2 毁损、丢失或擅自销毁档案； 4.3 擅自向外界提供、抄摘档案； 4.4 涂改、伪造档案； 4.5 未按手续就借阅、外带或越级查阅。 ● 颁布日期：本制度自总经理签批之日起执行，原2008年6月颁布的《档案管理流程》作废。 3 1.合同归档流程-流程图 部 销 门 1.1 经 部 开始 将 已拓章的合