档案管理制度普及版.doc

xxxxx档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强xxxxx档案管理工作，有效利用档案资源，真正做到有据可查，维护企业合法权益， 根据《xxxx集团档案管理办法》，特制定本管理制度。 第二条 xxxx地产档案是指xxxxxx有限公司（以下简称总公司）及各项目公司从事的一切经营、生产、销售、技研、管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有保存价值的相关资料，如各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条 档案工作是总公司和项目公司各项管理工作的重要组成部分，纳入各公司的发展规划和年度工作计划之中。 第四条 档案管理工作实行统一领导、专人管理、分项目保管的原则。档案管理工作由总公司办公室统一指导和监管，各项目公司都有义务收集、整理、保管与本公司工作相关的档案资料，维护档案的完整与安全，便于利用。 第二章 档案管理机构及其职责 第五条 在项目开发过程中，各项目公司档案工作实行统一领导、专人管理的原则。档案管理工作由项目公司办公室统一指导和监管，项目公司各部室以及各项事务活动的负责人都有义务收集、整理、保管与公司工作相关的档案资料。 第六条 公司档案由公司办公室指定专人负责管理，该人即为公司档案管理的第一责任人，公司总经理为公司档案管理的最终责任人。公司各部室也需指定专人负责部门阶段性档案管理工作，并将其作为部室档案管理的第一责任人，各部室负责人为部室档案管理的最终责任人。 第七条 公司各部室档案管理第一责任人均应对部门发生的档案资料进行及时收集、整理、分类和保存，并建立好档案目录，包括电子版和文字版目录。部门档案目录应于每季度向公司办公室提交一次，如档案目录有重大变更的，应在变更后及时向公司办公室报告。各部室档案在相关工作完成后即向公司办公室进行移交，至少每年底移交一次。 第八条 凡公司重要经济合同、重要谈判合同、各类报批手续和图纸、各类公司证件等重要档案资料原件原则上须集中到公司办公室统一存档，如因工作需要或保密特殊性等原因需暂时保存在相关部门的，须经公司总经理批准，明确保管责任人，并到办公室进行备案。各部门有新的涉及到上述内容的重要档案资料发生时，应在资料到达部门后五个工作日内上交办公室或到办公室备案。 第九条 总公司设专人专岗负责档案管理工作，实行档案工作集中统一管理。总公司各部门要明确规定兼职档案员，负责对本部门档案及与各项目公司对口工作的档案资料的收集、建档、保管、借阅和利用，并定期将整理好的档案移交档案室。 第十条 各项目公司在一个项目开发结束时，所有的档案均需汇总、分类、装订成册，向总公司档案室移交。 第三章 档案的收集和整理 第十一条 各类规章制度、管理办法、会议记录、会议纪要、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结由办公室负责归档。 第十二条 员工劳动合同、工资、奖惩记录、培训教育、员工福利等人事管理类档案由人力资源部负责归档。 第十三条 添置设备、财产的产权资料由资产管理部和财务部分别负责归档。 第十四条 各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由项目管理中心负责归档。 第十五条 各类承包合同、商务合同、销售合同、协议的正本原件由财务管理中心归档，复印件由法律事务部归档。 第十六条 各类招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由项目实施单位、项目储备中心、项目管理中心等按业务分工负责归档。 第十七条 归档时间。每年三月底各项目公司、总公司各部室向总公司档案室移交上年度档案并履行清交手续。 第四章 档案的利用 第十八条 档案利用方式包括查阅、复制、出借。查阅和复制档案时，原则上不得将档案资料带出档案室或资料保管场所，档案管理员也不得允许查阅人将档案带离档案室。查借者未经批准不得擅自影印、复制、翻印、拆散、调换、抽取档案，任何人不得在档案上附加标注。 第十九条 到总公司档案室查借档案的部室或项目公司，由经手人填写查借单，本部门或本项目公司负责人签字，再报总公司主管档案的副总经理签字后，向总公司查借档案。项目公司相关部室到项目公司办公室查借档案，由经手人填写查借单，本部门负责人和本项目公司负责人签字。 第二十条 档案查借记录必须注明件号、档案名称、保密等级、查借时间、查借事由及用途、利用方式，并有经手人签字和相关领导签字以及档案管理单位意见等。出借档案只适用于必须使用档案原件的情况。出借档案时，借用人必须在档案查借单上注明归还时间，档案管理员必须同时制作档案副本存档。借用人必须认真保管档案，在查借档案事由及用途内合理使用档案资料，并按时归还，保证档案资料完整