i．建立共享服务中心主要分中心的地点比较-fao.docVIP

理事会 第一三一届会议 2006年11月20-25日，罗马 实施大会的决定和总干事的建议 增 补 引 言 计划委员会和财政委员会在2006年9月的会议上审议文件CL 131/18：实施大会的决定和总干事的建议时，要求在理事会第一三一届会议以前提供一些补充信息，以便审议这些建议。本文件分两部分提供这些补充信息： I． 建立共享服务中心主要分中心的地点比较，2 – 25段。 II． 关于分区域小组范围的扩展图表信息，56 – 58段。 建立共享服务中心主要分中心的地点比较 概 要 在领导机构反复要求实现增效节支和提高行政方面的生产率以后，2005年总干事建议建立一个共享服务中心，强调“凡相关时，须考虑将职能转移至费用大大低于罗马的地点”。大会关于改革的第6/2005号决议批准建立共享服务中心，CL?131/18号文件（实施大会的决定和总干事的建议）提供了该建议的更多细节。财政委员会在2006年9月的会议上重申有必要实现费用节约，并满意地注意到这些建议符合粮农组织领导机构早先在共享服务中心作为一种概念提出时所提供的指导。应计划委员会和财政委员会在2006年9月的会议期间提出的要求，本文件提供关于共享服务中心拟议布局的进一步细节。 目前在总部和区域办事处的四个管理支持组内分散提供行政和财务服务，导致很高的行政费用。随着现代电脑系统的建立，本组织能够从利用纸张表格转向利用电子表格，这样处理业务往来的职员不再需要在地理上接近决策人员。因此，采用这些系统使本组织能够考虑费用低的处理中心，根据有文件记载的规则和标准程序（如人力资源服务和工资单处理、会计业务往来）提供大量日常服务，并提供相关的电话服务中心和咨询支持。 为了处理向粮农组织在全世界的活动提供实时处理服务和电话服务中心支持的根本要求，建议将全球活动分为三个大陆时区，即a)拉丁美洲及加勒比；b)亚洲及太平洋；c)非洲、欧洲（包括中亚）及近东，向罗马的协调中心报告，确保全世界的服务质量。关于前两个时区，建议分别利用在圣地亚哥和曼谷的现有管理支持组的人员配备建立共享服务中心的分中心，从而大大方便其实施。 为共享服务中心涵盖非洲、欧洲及近东的主要处理中心挑选地点的前提条件是要有强大的信息技术和通讯基础设施，以支持业务往来提出者与共享服务中心辅助人员之间的电子工作流程。对该地理时区内粮农组织已经有区域或分区域办事处的所有地点都进行了审查，最后认为只有布达佩斯及罗马完全满足具有适当信息技术和通讯基础设施的前提条件。开罗也符合条件，但从信息技术和通讯的角度来看却是费用更高和技术上较差的一个备选方案。虽然也考虑了粮农组织没有区域或分区域办事处以及具有良好信息技术和通讯基础设施的一些其它地点，但最后认为，这些地点因其与总部的距离以及缺乏区域或分区域办事处通常提供的支持而存在重大缺点。 在具有良好信息技术和通讯基础设施的三个备选地点（布达佩斯、罗马和条件较差一些的开罗）之间选择所考虑的其它技术因素尤其包括需要工作周和工作时间一致以及与本组织的主要用户之间有良好的旅行连接。最后认为，除罗马以外，布达佩斯属于同一时区，与总部和非洲许多地方有相同的职员工作周，并与总部有良好的旅行连接。 总干事关于将共享服务中心非洲、欧洲及近东分中心设在布达佩斯的建议符合领导机构重申实现节约的要求，与目前的布局相比，在2007年至2009年期间逐步完全落实以后，可实现每两年度800万美元的经常性节约。能够实现这些节约主要是因为罗马与布达佩斯之间辅助人员的费用有巨大差异，因为布达佩斯一般服务人员（这类人员约占总的人员编制需要的90%）的单位费用目前是罗马相应费用的三分之一。该建议可使总部减少72个职位，其它地方净增加57个职位，导致总共净减少15个职位。 此外，匈牙利政府为在布达佩斯建立共享服务中心的一个分中心慷慨提供的费用几乎包括所有一次性费用，并包含大部分非人员业务费用，有助于确保该建议得到良好的投资回报。匈牙利的共同后勤办公业务的有利气氛以及经济学人智库等消息来源证实的宏观经济预报（如关于通货膨胀前景的预报）应确保估计的回报能够实现和持续。 A．背景情况 大会在2005年11月举行的会议上批准了大大低于实际零增长要求的2006-07年预算水平，并为回应总干事的建议批准了一份关于改革的决议。 改革建议包含在2006-07年工作计划和预算增补文件之中，为回应领导机构的要求提出了这些建议，旨在实现整体增效节支和每年提高生产率1-1.5%的目标（即每两年度大约1 000万美元）。在这方面，建议减少处理行政行动的单位数量及地点，从而减少管理费用，促进业务往来处理的全组织标准化，并产生规模节约。这需要通过建立一个共享服务中心来处理，该中心将借鉴2000年建立的管理支持处的积极经验（减少了60个职位），使一些行政行动集中