十三公司档案制度.doc

深圳市德信诚经济咨询有限公司 HYPERLINK / TEL：0755 FAX：0755 E-mail： HYPERLINK mailto:qs100@163.com mailto:qs100@163.com 十三、公司档案管理制度 第一条 管理部门 1．文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。 2．各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。 第二条 文件点收 文件结案移送归档时，根据如下原则点收： 1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。 2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。 3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。 4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。 第三条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： 1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。 3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 第四条 档案分类 1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 3．同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多， 一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。 4．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并 以每一案一个“目次”编号为原则。 5．档号的表示方式如下 11 21 21 221A A —— 1 1 2 1 2 1 2 2 1 1 211 21 1 2 1 1 2 1 2 1 2 第五条 档案名称及编号 1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。 3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第六条 档号编写 1．新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。 2．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 3．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。 4．档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 第七条 档案整理 1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则； （4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存 的文书。 10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料； （4）其他经核定须保存10年的文书。 3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。 4．1年保存：结案后无长期保存必要者。 5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 第九条 档卷清理 1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年